Die Dokumentation des Audits ermöglicht es Ihnen, eine Grundlage zu schaffen, auf der Sie Rückschlüsse auf die Richtigkeit des Verfahrens und die Hinlänglichkeit, Professionalität und Richtigkeit der Handlungen der Auditoren ziehen können, die die Veranstaltung durchgeführt haben. Aus den während des Audits erstellten Papieren können Sie die für die Analyse der Audittätigkeiten und deren Auswertung erforderliche Datenmenge abrufen.
Die Dokumentation des Audits ermöglicht es Ihnen, die Kontrolle über das Audit zu erlangen, unabhängig davon, ob ein internes Audit durchgeführt wurde oder eine Drittorganisation beteiligt war. Wenn die Konfliktsituation das Gericht erreicht hat, sind es die Papiere, die während der Prüfung erstellt wurden, die dazu beitragen, ihre Position in der staatlichen Instanz zu verteidigen, auch wenn der Kunde davon überzeugt ist, dass die Leistung unzureichend erbracht wurde.
Dokumentation: Audit und Papier
Es ist nicht hinnehmbar, die Gestaltung von amtlichen Dokumenten zu vernachlässigen. Eine der Hauptaufgaben eines Revisionsexperten besteht darin, Informationen, die für die Schlussfolgerung zumindest von Bedeutung sind, sorgfältig in der festgelegten Weise zusammenzustellen und anhand derer die eigene Position nachgewiesen werden kann. Darüber hinaus ist zu beachten, dass für die Durchführung des Audits Bundesstandards eingeführt wurden, die unbedingt eingehalten werden müssen. Die korrekte und korrekte Dokumentation des Audits sowie die Arbeitsunterlagen des Auditors dienen als Nachweis für die Einhaltung der auf Landesebene festgelegten Regeln, die dazu beitragen, Ihre Interessen im Falle eines Konflikts mit dem Kunden zu schützen.
Unter Dokumentation versteht man üblicherweise solche Unterlagen, Dokumente, die während der Prüfung erstellt wurden und an denen der Prüfer gearbeitet hat. Dies schließt auch Daten ein, die der Kunde dem Prüfer zur Verfügung stellt und die von einem Spezialisten gespeichert werden, wie es die Überprüfungsbedingungen erfordern. Unter diesem Aspekt hat die Dokumentation der Prüfung eines kleinen Unternehmens die gleichen Anforderungen wie die Arbeit mit einem mittleren und großen Unternehmen.
Vernachlässigung ist inakzeptabel!
Warum beinhaltet die Organisation des Audits immer eine Arbeitsplanung mit einer Vielzahl von offiziellen Dokumenten? Es gibt mehrere Rechtfertigungen für einen solchen Arbeitsablauf und eine solche Amtsgewalt, die von Fachleuten und Unternehmen, die Inspektionen durchführen, übernommen werden.
Sofern der Abschlussprüfer einen Prüfungsplan und Arbeitsunterlagen vorlegen kann, auf deren Grundlage eine abschließende Schlussfolgerung gezogen wurde, bedeutet dies, dass die Prüfung auf qualitativ hochwertige und vollständige Weise durchgeführt wurde. In dem Fall, dass während des Audits keine Arbeitsdokumentation erstellt wurde, heißt es, dass die Prüfung "gefälscht" war. Wir können davon ausgehen, dass der Prüfungsbericht buchstäblich von Grund auf neu erstellt wurde. Wenn eine solche Position vor Gericht bewiesen werden kann, verliert das Unternehmen seine Lizenz für die Prüfungstätigkeit.
Wichtige Aspekte
Der angegebene Grund ist nicht der einzige, der eine sorgfältige Behandlung der Frage der Dokumentation der Prüfung erforderlich macht. Das Vorhandensein von offiziellen Dokumenten ermöglicht es also, zu überwachen, wie effizient und effizient die für die Prüfung verantwortliche Person ihre Aufgaben erfüllt hat. Die Aufsichtsbehörden können den Arbeitsfortschritt überwachen und je nach Indikator Maßnahmen ergreifen.
Wenn eine Wirtschaftseinheit mit dem Prüfungsbericht unzufrieden war, kann die im Workflow erstellte Dokumentation ein Schlüsselfaktor für die Verteidigung ihrer Position sein. In einigen Fällen reicht es aus, diese Dokumente vorzulegen, um die Schlussfolgerungen zu untermauern, in anderen Fällen muss der Fall vor Gericht nachgewiesen werden.Es sei daran erinnert, dass das Gericht eine eher bürokratische Instanz ist, die sehr darauf achtet, ob alle Papiere rechtzeitig erstellt wurden. Das heißt, der Prüfungsplan und andere Dokumente können ein entscheidender Aspekt sein und die Gültigkeit der Prüfungsgesellschaft belegen.
Was gibt es sonst noch zu suchen?
Prüfungsstandards und Prüfungsunterlagen wurden nicht zufällig erfunden. Es ist ein gründlicher, aufmerksamer und akribischer Ansatz für den Papierkram, der es ermöglicht, den Workflow so weit wie möglich zu optimieren, dh den Aufwand und die Zeit, die die Mitarbeiter für die geplanten Aktivitäten aufwenden, so gering wie möglich zu halten. Wenn die Dokumente standardisiert und systematisch ausgeführt werden, ohne dass wichtige Punkte fehlen, kann der Prüfer alle darin enthaltenen Informationen schnell verarbeiten, analysieren und ein genaues, zuverlässiges Ergebnis liefern.
Gleichzeitig hat der Prüfer in jedem Fall das Recht zu entscheiden, welcher Umfang der Dokumentation des Arbeitsprozesses erforderlich ist und was zu unnötiger Zeitverschwendung führen wird. Gleichzeitig werden Prüfungsdokumentationsstandards berücksichtigt, aber der Schlüssel wird die fachliche Meinung sein, "Instinkt". Der Prüfer berücksichtigt während des Arbeitsprozesses eine Vielzahl von Fragen, und gemäß den Regeln ist es nicht erforderlich, jede dieser Fragen in der Dokumentation zu berücksichtigen. Die Dokumentation erfolgt nur zu wichtigen, wesentlichen Aspekten.
Offizielle Position
Die Prüfungskriterien wurden erstmals im Jahr 2006 formuliert, als internationale Prüfungsstandards in Kraft traten. Schon damals wurde darauf hingewiesen, dass die Dokumentation der Prüfung so durchgeführt wurde, dass der Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers ordnungsgemäß zum Ausdruck gebracht wurde und der Prüfungsnachweis in Übereinstimmung mit internationalen Standards, geltenden Gesetzen und Anforderungen erbracht wurde. Die Anforderungen selbst in der aktualisierten Norm wurden in Richtung Verschärfung überarbeitet. Wie die Autoren der Innovationen erklärten, wurde dies getan, um die Qualität der durchgeführten Kontrollen zu verbessern.
Neben dem Hauptziel, die Qualität zu verbessern und die Anforderungen zu aktualisieren, gab es auch eine Reihe weiterer Ziele, deren Erreichung durch die Verbesserung des Dokumentenmanagementsystems bei Inspektionen möglich erschien. Insbesondere konnte der Abschlussprüfer die volle Verantwortung für die durchgeführten Aufgaben tragen, sich dessen bewusst sein und seine Position nachweisen, wenn der Vertreter des Kunden nicht einverstanden ist. Da die Dokumentation in allen Phasen der Ausführung der Arbeiten durchgeführt wird, sind die während des Prozesses erstellten Berichte vollständig und geben einen Überblick über den Fertigstellungsgrad der Aufgaben, was sowohl für die aktuelle Prüfung als auch für die künftige Sammlung nützlicher Erfahrungen wichtig ist. Wenn das Auditorenteam die Möglichkeit hat, mit einem erfahrenen Spezialisten auf diesem Gebiet zusammenzuarbeiten, erhält es über die während des Arbeitsprozesses erstellten Dokumente eine qualitative Bewertung der von ihm erledigten Aufgabe durch Dritte.
Arbeitsaspekte
Wenn Sie sich an die offiziellen Empfehlungen zu Format und Format der Prüfungsdokumentation wenden, die den Arbeitsprozess widerspiegeln, finden Sie beständige Ratschläge, um unnötige Dokumente aus den Archiven auszuschließen. Insbesondere müssen keine Projekte gespeichert werden, die im Laufe der Arbeit durch fortgeschrittenere ersetzt wurden, und es müssen keine Kopien von Berichten gespeichert werden, die anschließend überarbeitet und neu formuliert wurden. Schlussfolgerungen, Aufzeichnungen, die keine nützlichen Informationen enthalten, einschließlich vorläufiger Ergebnisse, werden ebenfalls aus den Archiven ausgeschlossen. Es müssen keine Dokumente, die in der Zukunft korrigiert wurden, sowie zusätzliche Kopien gespeichert werden.
Die Vorbereitung von Dokumenten im Zusammenhang mit der Prüfung ist keine leichte Aufgabe, daher wird empfohlen, sie erfahrenen Prüfern anzuvertrauen, die mit den Regeln der Dokumentenverwaltung und der Büroarbeit vertraut sind.Gleichzeitig sind die Papiere so gestaltet, dass auch der Sachverständige, der nicht direkt an der Prüfung teilgenommen hat, aus der Dokumentation Rückschlüsse auf die Merkmale der Veranstaltung ziehen kann. Der Umfang der geleisteten Arbeit, ihre Art und die dafür aufgewendete Zeit sollten offensichtlich sein. Achten Sie darauf, die Ergebnisse, Nachweise und Schlussfolgerungen wiederzugeben, die für den Erhalt des Verfahrens gemacht wurden. Es wird als wichtig angesehen, die wesentlichen Aspekte, die während des Audits aufgetreten sind, sowie die Ergebnisse, die während ihrer Studie erzielt wurden, aufzuzeichnen.
Maximale Aufmerksamkeit für alles Wichtige
Zu einer fachgerecht erstellten Dokumentation gehört zwangsläufig ein solches Informationsvolumen, aus dem sich ein klarer Prüfplan erstellen, die Ausführung der Arbeitsaufgaben überwachen und eine Schlussfolgerung ziehen lässt, die die tatsächliche Situation im untersuchten Wirtschaftsfach widerspiegelt. Die Dokumentation sollte Informationen enthalten, die eindeutig bestätigen, dass die Prüfung unter Berücksichtigung der Gesetze, Anforderungen, behördlichen Vorschriften und Rechtsakte durchgeführt wurde, die diesen Bereich der Leistungserbringung in unserem Land regeln.
Audit: eine heikle Angelegenheit
Eine wichtige Aufgabe des für die Dokumentation des Workflows verantwortlichen Auditors ist es, das Audit nicht nur vollständig mit offiziellen Papieren abzusichern, sondern auch zeitnah und unverzüglich zu organisieren. Sobald ein bestimmter Arbeitsschritt beginnt, wird ein Dokument für ihn vorbereitet, das alle Daten für diesen Schritt enthält. Gleichzeitig kann die Dokumentation, die die Phase beschreibt, in drei Gruppen unterteilt werden: zu Beginn der Arbeit, während des Prozesses und am Ende des Überprüfungsschritts. Zum Zeitpunkt des Eingangs des Auditberichts beim Kunden müssen alle Dokumente in allen Phasen bereit sein, die gemäß den in dem Staat geltenden Regeln der Dokumentenverwaltung erstellt wurden.
Ist es wichtig oder nicht?
Aus den Normen ergibt sich, dass nur solche Daten aussagekräftig sind, die in der vorgeschriebenen Weise dokumentiert wurden. Die mündlich vom Wirtschaftsprüfer an den Kunden übermittelten Informationen stellen keine Bestätigung dar, dass der Auftrag ausgeführt wurde. Mündliche Feststellungen können kein Prüfungsurteil sein. Gleichzeitig ist es gestattet, mündliche Erklärungen und Erläuterungen zu den in der schriftlichen Stellungnahme angegebenen Daten abzugeben.
Die Arbeitsdokumentation enthält als Beweismittel eingestufte Daten. Sie gelten als primäre Informationsquelle, auf deren Grundlage eine Schlussfolgerung gezogen wird. Solche Zertifikate können bei der Erstellung von Steuererklärungen sowie bei der Verarbeitung anderer Wertpapiere in verschiedenen Fällen verwendet werden.
Wir reparieren alles!
Wenn der Prüfer eine Dokumentation erstellt, die den Arbeitsablauf beschreibt, besteht seine Aufgabe darin, alle wesentlichen Aspekte im Detail zu beschreiben. Bei der Charakterisierung der Verfahren gibt der Fachmann die Art, die Fristen für die Durchführung, den Umfang der durchgeführten Arbeiten und die Angaben darüber vor, wer an der Aufgabe gearbeitet hat. Gleichzeitig wird davon ausgegangen, dass höhere Stellen den Arbeitsprozess bei jedem Schritt kontrollieren und es nicht erforderlich ist, irgendwo Beweise dafür einzutragen.
Der richtige Umgang mit den Mitarbeitern ist der Schlüssel zum Erfolg
Die Aufrechterhaltung der Dokumentation, die den Überprüfungsprozess eines Wirtschaftsunternehmens beschreibt, beginnt in dem Moment, in dem ein Kundenvertreter ein Bewerbungsschreiben an die Adresse des Prüfungsunternehmens sendet. Der Auftragnehmer ernennt einen verantwortlichen Prüfer, der der leitende Spezialist für diese Aufgabe ist. Es ist sein Verantwortungsbereich - die Dokumentation des Audits im Rahmen der Zusammenarbeit mit einem bestimmten Kunden. Die Assistenten werden in der Regel direkt dem leitenden Auditor zugewiesen, der nur für die Kontrolle des Personals verantwortlich ist. Ein solches Schema wird jedoch vorab mit dem Managementteam vereinbart und die Genehmigung dafür eingeholt. Ein besonderer Ansatz wird praktiziert, wenn die Prüfungsgesellschaft über ein großes Auftragsvolumen verfügt, was zu einer erhöhten Arbeitsbelastung führender Spezialisten führt.In einer solchen Situation ist es nur dann möglich, die Arbeit den Assistenten anzuvertrauen, wenn verlässliche Informationen über ihr hohes Maß an Professionalität vorliegen.