Die Situation, in der Unternehmer mit der Notwendigkeit konfrontiert sind, Dokumente zu flashen, ist alles andere als ungewöhnlich. Papiere können für Steuerprüfungen, Pensionskassen oder zur Aufbewahrung im Archiv benötigt werden.
Es ist strengstens verboten, Dokumente zu kleben oder mit einem Hefter zu befestigen. Um Probleme zu vermeiden und nicht den Ruf eines Analphabeten zu erlangen, müssen Sie wissen, wie Sie Dokumente entsprechend aller Anforderungen flashen.
Allgemeine Regeln
Auf den ersten Blick mag es scheinen, dass keine Schwierigkeiten beim Binden von Dokumenten auftreten sollten, aber dies ist nicht ganz richtig. Der Prozess muss verantwortungsvoll angegangen werden, damit die Papiere in der richtigen Form sind. Viele Druckereien können diese Arbeit für eine festgelegte Gebühr und in kurzer Zeit erledigen, aber nicht jeder Geschäftsmann riskiert, wichtige Papiere Außenstehenden anzuvertrauen. Um nicht jedes Mal die Dienste von Fachleuten in Anspruch zu nehmen, lohnt es sich, herauszufinden, wie Dokumente ordnungsgemäß geflasht werden.
Aufsichtsstrukturen bieten Unternehmern keine spezifischen Leitlinien zu diesem Thema, so dass Sie sich selbst darum kümmern müssen. Informationen können den Richtlinien im Bereich der Büroarbeit entnommen werden.
Papier mit Faden nähen
Wie werden Dokumente auf diese Weise geflasht? Bereiten Sie dazu das Zubehör vor. Sie müssen Fäden, Nadeln und Kleber haben. Der Prozess besteht aus drei Schritten:
- Vorbereitung der Unterlagen. Alle Papiere müssen in der richtigen Reihenfolge ausgelegt und mit einem Bleistift in der Bogenecke nummeriert werden. Löcher können mit einer Ahle oder einem Locher gemacht werden. In dem Fall, dass es viele Papiere gibt und es unmöglich ist, sie mit einem Locher zu durchstechen, lohnt es sich, einen scharfen Nagel und einen Hammer zu verwenden. Die Anzahl der Löcher hängt von der Wichtigkeit und dem Zweck des Dokuments ab. Hochempfindliche Dokumente werden in fünf Löchern geheftet, um das Verfälschen von Flugblättern zu vermeiden. Die Löcher sollten sich links in der Mitte des freien Feldes befinden. Der Abstand zwischen den Einstichen sollte ungefähr drei Zentimeter betragen.
- Abschreibung. Um Dokumente mit Fäden zusammenfügen zu können, müssen Sie die wichtigen Nuancen kennen. In den meisten Fällen ist es üblich, Garn oder Faden LS-210 zu verwenden. Andere dauerhafte Fäden sind ebenfalls zulässig. Es ist notwendig, den Vorgang von der Rückseite des Lochs aus zu starten, das sich in der Mitte befindet. Es ist üblich, Dokumente zweimal zu heften, um die gewünschte Stärke zu erzielen. Der Faden wird zur Rückseite der zentralen Punktion gebracht und mit einem Knoten verbunden. Wenn Sie nicht besonders wertvolle Papiere befestigen müssen, können Sie einen normalen Faden verwenden.
- Beglaubigung eines Dokuments. Um das Papier korrekt zu zertifizieren, muss ein kleines Blatt mit den Maßen 4 x 5 cm vorbereitet werden, das so auf das Bündel geklebt werden muss, dass die Enden des Fadens frei sind. Auf dem Blatt müssen Sie die Anzahl der eingereichten Arbeiten in Zahlen und Wörtern sowie die Position, den Nachnamen und die Initialen der verantwortlichen Person angeben. Danach gibt der Zertifizierer gegebenenfalls seine Unterschrift und sein Siegel heraus. Die Ränder der Unterschrift und des Siegels müssen über die Aufkleber der Packungsbeilage hinausgehen.
Wie bereite ich Papiere für die Steuerprüfung vor?
Jeder Unternehmer ist verpflichtet, verschiedene Berichte über seine Aktivitäten vorzulegen. Daher sind Kenntnisse über das Flashen von Dokumenten für den Steuerdienst erforderlich. Um Inkonsistenzen zu vermeiden, ist es ratsam, sich bei der verantwortlichen Person über die Regeln für das Befestigen von Dokumenten zu erkundigen.
Zum fertigen Dokument sollte eine Liste aller angehängten Papiere gehören. Die Liste muss am Anfang des Falls beigefügt und separat nummeriert werden.Außerdem müssen die Daten der Dokumente und die Anzahl der Blätter angegeben werden. Es ist zu beachten, dass die Nummer auf den Blättern und nicht auf den Seiten steht. Wenn das Dokument mehrere Bände umfasst, werden die Blätter jedes Bandes separat nummeriert.
Für Steuerbehörden müssen Sie Dokumente in 3 Löchern flashen, nicht mehr und nicht weniger. Der Abstand zwischen den Einstichen sollte mehr als drei Zentimeter betragen. Sie müssen in den Feldern auf der linken Seite angeordnet werden. Löcher werden mit einer Ahle oder einer dicken Nadel gemacht. Die Punkte sollten in der Mitte des Feldes sein, damit der Text gut sichtbar ist. Alle Löcher müssen so gemacht werden, dass sie genau untereinander liegen.
Welchen Faden nähen?
Steuerdokumente dürfen nur mit einer Stechnadel, Garn oder Faden LS-210 genäht werden. Im Extremfall darf mit einem mehrfach gefalteten Nylonfaden geflasht werden.
Der Thread wird auf der Rückseite des letzten Blatts angezeigt. Die Enden, deren Länge nicht mehr als 6 cm betragen darf, müssen gebunden werden. Der Aufkleber wird nach allgemein anerkannten Regeln hergestellt und mit Unterschrift und Siegel beglaubigt. Die Enden des Fadens sollten frei sein.
Wenn das Dokument länger als zehn Jahre aufbewahrt wird, müssen fünf Durchstiche vorgenommen werden. In diesem Fall sollte der Aufkleber aus Seidenpapier bestehen.
Dokumentenabdeckung
Sie müssen nicht nur wissen, wie Sie Dokumente flashen, sondern auch, wie Sie ein Cover für sie auswählen. Es gibt drei Arten von Papieren: Standardpapiere, Nicht-Standardpapiere und Papiere zur Langzeitlagerung. In der Regel betragen die Umschlagmaße 229 x 324 mm, sie werden für A4-Bögen verwendet.
Wenn das Dokument größer ist, müssen Sie eine benutzerdefinierte Abdeckung erstellen. Dazu können Sie sich an die Druckerei wenden oder selbst herstellen. Papiere, die länger als 25 Jahre gelagert werden müssen, sollten in einem festen Umschlag aus dickem Karton eingerahmt werden. Soll das Dokument in das Staatsarchiv überführt werden, sollte das Umschlagmaterial säurefrei sein.
4-Loch-Firmware
Abhängig davon, wie lange die Dokumente gespeichert sind, kann die Ausführung auf zwei Arten erfolgen:
- Teilweise, in denen Blätter nicht nummeriert werden dürfen. In diesem Fall müssen kein Inventar und kein Zertifizierungsbogen erstellt werden. Dieses Design ist für Dokumente zulässig, die nicht länger als zehn Jahre aufbewahrt werden.
- Eine vollständige Ausführung ist erforderlich, wenn die Papiere länger als zehn Jahre im Archiv sind. In diesem Fall müssen Sie Dokumente in 4 Löchern flashen.
Die Abdeckung sollte fest sein und aus dickem Karton bestehen, dessen Dicke 0,35 bis 1,5 mm beträgt. Beschreibungselemente müssen gemäß GOST 17914-72 angeordnet sein. Wenn Sie Papier einreichen, müssen Sie daran denken, dass der Text gut gelesen werden sollte. Alle Metallteile wie Büroklammern und Heftklammern müssen entfernt werden.
Für Firmware in 4 Löchern müssen Sie eine Ahle, eine Spannvorrichtung, große Nadeln und Fäden vorbereiten. Wenn es viele Blätter gibt, ist es besser, einen Bohrer zu nehmen.
Die Feinheiten des Archivnähens
Bevor Sie Dokumente flashen, müssen Sie alle Papiere überprüfen und in der richtigen Reihenfolge anordnen. Inventarblätter sollten separat nummeriert werden. Am Ende wird ein Zeuge benötigt.
Wenn der Fall teilweise abgeschlossen ist, muss Karton oben und unten aufgetragen werden. Im Falle eines vollständigen Designs ist es notwendig, mit PVA-Kleber zu nähen und zu binden.
Um die Packung festzuklemmen, sollten Sie Unterdrückung oder ein spezielles Gerät verwenden. Die untere und obere Punktion sollte 30 mm von den Feldgrenzen entfernt sein. Die verbleibenden zwei Löcher befinden sich in einem Abstand von ungefähr 80 mm von den extremen Einstichen.
Die Enden des Fadens müssen in verschiedene Nadeln eingefädelt und in den mittleren Einstichen auf der Vorderseite gehalten werden. Der Faden wird von hinten durch die extremen Einstiche nach vorne geführt. Weiter in benachbarte Löcher eingeschraubt. Die Enden müssen von hinten gebunden werden.
Fazit
Ein korrektes Berichtswesen und Dokumentenmanagement ist einer der wesentlichen Aspekte eines erfolgreichen Geschäfts. Daher sollten Manager diese Angelegenheit mit aller Verantwortung angehen und wissen, wie man Dokumente richtig spült.
