Zekerheden moeten met zorg worden behandeld, omdat bederf veel nadelige gevolgen heeft. Het kost tijd om te herstellen. Om dit te voorkomen, is het noodzakelijk om te zorgen voor de juiste opslag van documenten thuis. U kunt hiervoor verschillende methoden gebruiken.
Opslagfuncties
De organisatie van documentopslag thuis heeft zijn eigen kenmerken. Er moet rekening worden gehouden met veiligheid. Papieren moeten aan het zicht worden onttrokken en tegen beschadiging worden beschermd. Als kinderen in het huis wonen, moeten documenten worden geplaatst zodat ze niet toegankelijk zijn voor hen. U kunt kluisjes voor het huis kiezen, evenals mezzanines, bovenste planken van de kast.
Houd er rekening mee dat het bureaublad geen veilige plaats is. Koffie is bedorven door per ongeluk gemorste koffie of tocht. Maar als ze in dozen met een sleutel of een geheime bodem worden geplaatst, dan beschermt dit tegen schade.
Waar documenten thuis op te slaan? Er zijn veel opties, maar houd er rekening mee dat de plaats toegankelijk moet zijn voor de eigenaar. Vaak zijn er situaties waarin u dringend wat papieren moet krijgen. In noodgevallen telt elke seconde. Nu zijn hier functionele interieurelementen voor, inclusief speciale schuilplaatsen. Het zijn planken met laden, boeken, kluisjes, stopcontacten, imitaties.
Documenten sorteren
Papers kunnen worden verdeeld volgens de volgende criteria:
- Naar het appartement. Er worden bonnen opgeslagen voor water, gas, elektriciteit.
- Communication. Dit gedeelte bevat contracten en kwitanties per telefoon, televisie en internet.
- Leningen. Dit omvat contracten en cheques.
- Sociale voorzieningen. Als de diensten van deze organisaties worden gebruikt, moeten documenten van hen afzonderlijk worden geplaatst.
- Exemplaren. Het is raadzaam om kopieën van documenten te maken in een hoeveelheid van 5 stuks. het is nog beter om ze te scannen.
- Persoonlijke documenten. Dit omvat paspoorten, certificaten.
- Medicine. Het is noodzakelijk om de papieren met betrekking tot gezondheid afzonderlijk te stapelen.
- Foto's. Ze moeten in een envelop worden geplaatst.
- Instructies en garanties. Indien nodig kunt u altijd het juiste papier vinden;
- Zelden gebruikte documenten.
Documenten in klein formaat zijn meestal hardcover. Als ze vaak worden gebruikt, bijvoorbeeld paspoorten, certificaten, moet u ze opslaan in een kleine map met scheidingstekens.
Opslagopties voor documentatie
Als er veel zekerheden zijn, rijst de vraag, hoe documenten thuis op te slaan? Ideeën kunnen anders zijn, het belangrijkste is dat alles op orde wordt gehouden. Anders wordt er veel tijd besteed aan zoeken.
Voor opslag, kluizen, mappen, kasten worden gebruikt. Er moeten papieren in worden geplaatst volgens de nodige criteria: doel, datum of type. Het zal dus veel gemakkelijker zijn om het benodigde papier te vinden.
mappen
Een map om documenten thuis op te slaan wordt als een uitstekende keuze beschouwd. Het past in veel bestanden met papieren. De meeste van deze producten zijn in A4-formaat, dus ze zijn geweldig voor het opslaan van certificaten, certificaten, contracten.
Voor het gemak kunt u documenten markeren met inscripties, bijvoorbeeld "werk", "bank", "behuizing". Het wordt dus veel eenvoudiger om het benodigde document te vinden. U kunt een lijst met alle inhoud aan het eerste bestand toevoegen. Het is raadzaam om cheques en bonnen op A4-vellen te plakken. Het is beter om een hoek te maken om het document niet te bederven.
portefeuille
Documenten kunnen thuis worden opgeslagen met behulp van een speciale portfolio. Het heeft meestal veel takken. Het item kan worden gekocht in de kantoorboekhandel.Deze apparaten zijn er in verschillende uitvoeringen, waaronder zowel klassieke als originele. De juiste kiezen is eenvoudig.
Een portfolio voor het thuis opslaan van documenten kan verschillende papieren bevatten. Het nadeel is de onmogelijkheid om pagina's om te slaan en gratis te bekijken. Daarom is het voor het gemak wenselijk inscripties en notities te maken.
Fotoalbums
Thuis kunnen documenten worden opgeslagen op deze apparaten. Ze moeten magnetische vellen hebben. Er kunnen bijvoorbeeld betalingsbewijzen in worden geplaatst om te bepalen welke lijm niet nodig is. Op elk blad is er een plek voor notities, wat erg handig is.
enveloppen
Papieren zakken zijn geweldig voor het opslaan van documentatie die moet worden gearchiveerd. Zulke papieren zijn zelden nodig, maar het is te vroeg of niet om ze weg te gooien. Na het markeren kun je het in een doos of op een plank zetten.
U kunt zelf enveloppen maken. Hiervoor worden sterk papier, lijm en accessoires gebruikt. Het wordt praktisch als je je fantasie gebruikt en het werk efficiënt uitvoert. Maak u met deze envelop geen zorgen over de integriteit van het papier.
dozen
Ze worden gebruikt om veel dingen op te slaan, en documenten zijn geen uitzondering. Je kunt er veel papieren in plaatsen, je moet ze gewoon op de juiste manier opmaken om op elk moment iets te vinden dat je nodig hebt. Het is raadzaam om ze eerst in mappen te sorteren.
Om paspoorten, diploma's en andere niet-standaard documenten op te slaan in harde kaft, is het beter om hiervoor een dikke envelop te gebruiken. Nu zijn er veel andere accessoires te koop, waarvan vele zelfs vergrendeld zijn. Een doos om documenten thuis op te slaan wordt ook als handig beschouwd, omdat het papieren tegen vrije toegang beschermt.
kluizen
Kluisjes voor thuis worden beschouwd als de meest betrouwbare apparaten. Daar kunt u werkboeken, geld, postzegels plaatsen. Sommige ontwerpen hebben meerdere cellen, waarmee u veel waarden kunt plaatsen.
Bij het kopen van dit apparaat moet het volgende in overweging worden genomen:
- Volume, aanwezigheid van planken, kassa.
- Maten, gewicht.
- Uitzicht op het kasteel.
Er zijn kluisjes met elektronische of sleutelsloten, zodat documenten veilig thuis kunnen worden bewaard. De code moet onafhankelijk worden ingevoerd. De kosten voor kluizen die met een sleutel worden geopend, zijn iets minder. Als veel mensen toegang hebben tot het apparaat, moet u kiezen met de toetsen.
Kluizen hebben verschillende planken die op verschillende hoogtes kunnen worden bevestigd voor het eenvoudig opslaan van mappen. Sommige accessoires hebben interne compartimenten voor zeehonden. Kies apparaten met certificaten, omdat dit bevestigt dat ze aan de kwaliteit voldoen.
De volgende soorten kluizen zijn beschikbaar:
- Portable. Kan worden gebruikt voor thuis, maar ook voor verschillende organisaties.
- Compact. Gebruikt voor het opslaan van formulieren, zegels, stempels, sleutels, kostbaarheden.
- Brandwerend. Ze worden gebruikt voor geheime documenten, ze worden als de veiligste beschouwd, omdat ze alle inhoud beschermen.
- Ruim. Ze worden gebruikt in grote bedrijven waar veel mensen werken.
Voordat ze worden vrijgegeven, worden kluizen getest op sterkte. Meestal zijn ze gemaakt van hun materialen, die het papier tegen mechanische stress beschermen. De prijs van het apparaat is afhankelijk van de technische kenmerken en beschermingsgraad.
Bewaartermijn
Er zijn documenten die gedurende het hele leven moeten worden bewaard. En sommige kunnen na een paar maanden worden weggegooid. Documenten voor onroerend goed, transport en andere aankopen moeten gedurende de gehele periode van eigendom worden bewaard. Aankoopbonnen moeten 1 jaar worden bewaard. Garanties worden bewaard zolang hun geldigheidsduur geldig is.
Controles over het betalen voor de diensten van advocaten, artsen en leraren moeten 3 jaar worden bewaard. Vervolgens kunt u er kopieën van maken en de originelen verwijderen. In geval van geschillen kan papier van pas komen. Het is noodzakelijk om afspraken te houden over openbare nutsbedrijven, op internet, op televisie.Ontvangsten voor rekeningen van nutsbedrijven worden 3-5 jaar bewaard.
Gezinsvriendelijke medische dossiers moeten toegankelijk zijn. Cheques van privéklinieken moeten minimaal 2 jaar worden bewaard. Ze kunnen nodig zijn in geschillen en verzekeringsclaims. Alle documenten moeten op veilige plaatsen worden geplaatst, periodiek worden gesorteerd en alle overbodige bestanden worden verwijderd. Alleen dan zal alles in orde zijn met de effecten.
aanbevelingen
Elke documentopslaglocatie heeft zijn voor- en nadelen. Om ervoor te zorgen dat alle papieren in orde zijn, moeten de volgende regels worden overwogen:
- Om de documenten niet te bederven, moeten ze uit de buurt van water en de zon worden bewaard.
- Het is raadzaam om een map met fotokopieën van effecten te maken en deze over te dragen aan familieleden of andere betrouwbare personen. Het is ook noodzakelijk om documenten in elektronische vorm op een flashstation te laten staan. Hiermee kunt u de originelen snel herstellen in geval van schade.
- Het is niet nodig om thuis een polikliniekkaart op te slaan, omdat dit wordt beschouwd als een schending van de wet van de Russische Federatie. Ze wordt erkend als een juridisch document, ze blijft achter in het ziekenhuisregister.
- Omdat cheques na verloop van tijd vervagen, is het raadzaam om ze te kopiëren voor grote aankopen.
- Het is ongewenst om onnodige advertenties, kranten, visitekaartjes thuis te houden. Papier moet onmiddellijk worden gesorteerd en op veilige plaatsen worden bewaard.
- Opdat de documentatie in orde is, moeten deze jaarlijks worden gecontroleerd. Al het overbodige moet worden weggegooid en de rest moet worden geplaatst voor verdere opslag.
U kunt documenten op veel manieren thuis opslaan. Van alle beschikbare, zal het zeker mogelijk zijn om de meest geschikte te kiezen. Het is belangrijk om niet alleen te onthouden over beveiliging, maar ook over de beschikbaarheid van effecten. Als u ze correct plaatst, heeft u altijd het juiste document bij de hand.