In de afgelopen jaren is er een gestage trend geweest naar een toename van het aantal ondernemingen dat bedrijfsbankkaarten uitgeeft. Dit komt omdat ze erg handig zijn om te gebruiken om lopende uitgaven te betalen, op een of andere manier in verband met de economische activiteiten van instellingen. Ondanks de groeiende populariteit is het aandeel van hun uitstoot relatief klein, dus ze kunnen geen massaproduct worden genoemd.
Soorten bedrijfskaarten
In de regel worden ze gebruikt door grote organisaties die nauw samenwerken met buitenlandse bedrijven. De instelling tekent een contract met de bank, op basis waarvan een bedrijfskaart wordt geopend voor een persoon die vervolgens de representatie en reiskosten ermee zal betalen. Volgens de voorwaarden van de overeenkomst heeft de werknemer van het bedrijf op wiens naam de rekening openstaat het volledige recht om over de beschikbare middelen te beschikken. Tegenwoordig zijn er twee soorten bedrijfskaarten:
- krediet, waarmee schikkingen worden gemaakt ten koste van middelen die door de bank worden verstrekt op basis van een leningsovereenkomst;
- afrekening - alle berekeningen worden gemaakt ten koste van periodiek aangevuld eigen vermogen van de onderneming.
Op verzoek van de klant kan de bedrijfsbankkaart een vaste contante limiet hebben. Het minimale saldo kan alleen in uitzonderlijke gevallen worden gebruikt. Deze voorwaarde moet in het contract worden gespecificeerd. Bovendien kan een bedrijfskaartaccount worden geopend voor een of meer werknemers. Afhankelijk van de grootte, het type activiteit en de activiteit van het bedrijf, selecteert de bank de optimale vorm van organisatie van betaling van lopende uitgaven.
Wat zijn de functies van een bedrijfskaart?
Ten eerste maakt het gebruik ervan het mogelijk om de tijd die een accountant nodig heeft om de uitgifte of teruggave van gelden aan verantwoordelijke personen aanzienlijk te verminderen, aanzienlijk te verkorten. Ook bespaart een gedetacheerde medewerker van de onderneming tijd en geld bij het aangeven van middelen bij het passeren van douanecontrole. Met de Corporate Card kunt u een strikte controle instellen over hoe verantwoordelijke persoon geeft geld uit. Met zijn hulp worden reislijsten, hulpprogramma's en gastvrijheidskosten betaald.
Openingsregels
De vertegenwoordiger van het bedrijf moet contact opnemen met de geselecteerde bankinstelling en een aanvraag indienen voor een bedrijfskaart, op basis waarvan een overeenkomst voor het openen en daaropvolgende onderhoud van een rekening wordt ondertekend. Bovendien moet het bedrijf de bank een lijst verstrekken van werknemers op wiens naam de kaarten worden geopend. Toekomstige eigenaars moeten een aanvraag schrijven om ze te ontvangen. Al het bovenstaande moet vergezeld gaan van een pakket documenten dat nodig is om een lopende rekening te openen.
Corporate Card Accounting
De basis voor boekhoudkundige controle over de kasstroom is een bankafschrift of gegevens uit een elektronisch journaal in het "Client-Bank" -systeem.
Het openen of sluiten van een rekening, is de onderneming verplicht dit binnen zeven dagen aan de belastingdienst te melden. Anders krijgt hij een aanzienlijke boete. In het boekhoudbeleid van het bedrijf moeten limieten op de kaart, een lijst van documentatie voor voorafgaande rapporten, een lijst van uitgaven en toegestane activiteiten voor werknemers, evenals de timing en procedure voor rapportage worden verstrekt.
Belangrijkste voordelen voor het bedrijf
Een bedrijfskaart maakt het mogelijk om de tijd en operationele kosten voor het uitgeven van verantwoordelijke fondsen aanzienlijk te verminderen. Het redt het management van de onderneming van de noodzaak om de bedragen die bedoeld zijn om te betalen voor vertegenwoordiging, reis- en huishoudelijke uitgaven, te ontvangen en op te slaan in de bankinstelling. Bovendien vergemakkelijkt het bedrijf dat de bedrijfskaart heeft uitgegeven de boekhouding aanzienlijk en neemt het aantal rapportagedocumentatie af.
Het bedrijf krijgt de mogelijkheid om de personeelskosten te controleren, niet alleen door bankafschriften, maar ook door de toegestane activiteiten te beperken. Als een werknemer die op zakenreis is dringend extra geld nodig heeft, kan het bedrijf de rekening op elk moment aanvullen. Om de veiligheid van fondsen op een verloren kaart te waarborgen, voorziet de overeenkomst in de mogelijkheid om deze te blokkeren door een telefoontje van de eigenaar. Bij het overschrijden van de staatsgrens hoeft het geld op de betaalkaart niet te worden aangegeven. Tijdens buitenlandse zakenreizen elimineert de kaarthouder bovendien de noodzaak om vreemde valuta te kopen. Alle operaties in het buitenland worden automatisch omgezet.
Hoe een bedrijfskaart gebruiken?
Het gebruik van dergelijke kaarten is onderworpen aan regels die van toepassing zijn op alle werknemers van een bepaalde organisatie. De gebruiksvoorschriften moeten de volgende items bevatten:
- de procedure voor actie in geval van verlies;
- vereisten voor het beveiligen van PIN-informatie;
- indicatieve lijst van documentatie aanvaard als bewijs van uitgaven;
- de periode gedurende welke de werknemer verplicht is om een onkostenrapport op te stellen en in te dienen met daaraan gehechte documenten, die de gemaakte kosten bevestigen.
Om medewerkers te laten weten wat als bewijs van onkosten kan dienen, kunt u een speciaal album met voorbeelden maken en dit aan de regelgeving voor het gebruik van kaarten toevoegen. Het is wenselijk dat de regels voorzien in limieten voor toegestane schikkingen op kaarten, een lijst met bewerkingen en uitgaven die door een werknemer kunnen worden begaan. De lijst met toegestane activiteiten kan variëren, afhankelijk van het grondgebied van de staat waarin het bedrijf is geregistreerd. Afwikkelingslimieten kunnen variëren, afhankelijk van de positie van de kaarthouder. Het statuut moet onder meer de periode vermelden aan het einde waarvan de werknemer de kaart moet retourneren, evenals de mate van verantwoordelijkheid en de procedure voor vergoeding voor niet-naleving van de vastgestelde regels.
Servicetarieven
Elke bank stelt onafhankelijk de vergoeding in voor het openen en vervolgens onderhouden van een bedrijfskaart. In de meeste gevallen verschilt het praktisch niet van de standaardtarieven voor particulieren.
Tijdens het registratieproces heeft de klant het recht om een kaartklasse te kiezen. De productie van onmiddellijke, niet-gepersonaliseerde kaarten duurt meestal niet meer dan een half uur, terwijl het uitbrengen van prestigieuze naamkaarten meerdere werkdagen kan duren.
