Bij het aangaan van een baan geeft een nieuwe werknemer de werkgever een enorme hoeveelheid persoonlijke informatie. Dit is deels te wijten aan productiebehoeften. Ongeacht de aard van de verstrekte gegevens moeten deze correct worden opgeslagen en correct worden beschermd. Als dit niet gebeurt en de persoonlijke informatie van de werknemers wordt bekendgemaakt, wordt de werknemers aanzienlijke schade toegebracht (zowel hun waardigheid als hun persoonlijke veiligheid). Daarom is het belangrijk om het concept van "persoonlijke gegevens" in meer detail te bekijken. Wat is op hen van toepassing? Hoe moeten ze worden bewaard? Wat zijn de methoden om persoonlijke gegevens te beschermen? Wie regelt het proces van hun opslag en verwerking? Antwoorden op deze en enkele andere vragen worden direct in dit artikel gegeven. Wees zo voorzichtig mogelijk.
Wet op persoonsgegevens
Een verscheidenheid aan voorschriften geeft verschillende definities van het concept 'persoonlijke gegevens van een werknemer'. Om te begrijpen wat precies wordt bedoeld, is het noodzakelijk om hun verschillende posities te correleren. Hun wettelijke basis is de wet "op persoonlijke gegevens" en een aantal normen in de grondwet van de Russische Federatie.
Dus, hoe zit het met de informatie die wordt verzameld van de werknemers van de onderneming? Dergelijke werknemers worden subjecten van persoonlijke gegevens. Dit soort informatie omvat de volgende gegevens: volledige naam, geboortegegevens, gezinsstatus, woonplaats, sociale status, informatie over huidig inkomen, opleidingsgegevens, enzovoort.
Deze gegevens hebben betrekking op het type informatie met beperkte toegang, omdat wettelijk wordt bevestigd dat niemand zich in zijn persoonlijke leven kan mengen. Dit geldt ook voor persoonlijke gegevens.
Dergelijke informatie is nodig om de burger effectief te identificeren. En als we het over een werknemer hebben, geven persoonlijke gegevens informatie over hem als professional in een bepaald werkgebied. Het is daarom logisch dat alleen persoonlijke informatie betrekking heeft op de persoonlijke informatie van de werknemer, die verband houdt met zijn professionele potentieel en de bijzonderheden van het vervullen van zijn functie.
De grondwet van de Russische Federatie garandeert burgers de vertrouwelijkheid van hun persoonlijke leven. En persoonlijke informatie is daar direct aan gerelateerd. Dit wordt bepaald door het relevante besluit van de president van de Russische Federatie, dat het vertrouwelijke karakter van dit soort informatie bevestigt en het gebrek aan toegang voor het publiek versterkt.
Tegelijkertijd geeft de arbeidscode van de Russische Federatie een vrij enge definitie van het concept in kwestie. Hij beweert dat de persoonlijke gegevens van de werknemer informatie zijn die noodzakelijk is voor zijn manager in verband met de uitvoering van zijn directe professionele taken en die uitsluitend betrekking heeft op een bepaalde werknemer.
Verwerking van persoonsgegevens
Waarom moet ik persoonlijke gegevens verwerken en opslaan? Ze zijn nodig om de arbeidsactiviteit van de onderneming goed te kunnen uitvoeren.
De doelstellingen van hun verwerking zijn als volgt:
- het feit van de tewerkstelling;
- basis voor loopbaanontwikkeling;
- het verrichten van salarisbetalingen;
- monitoring van de uitvoering van werkzaamheden.
Er zijn een aantal methoden om persoonlijke informatie te beschermen. Werknemers hebben het recht om te weten hoe hun persoonlijke gegevens worden opgeslagen en gebruikt. Het is de verantwoordelijkheid van managers om werknemers vertrouwd te maken met deze informatie. Medewerkers bevestigen het feit van kennisgeving met een persoonlijke handtekening.
Soorten persoonlijke gegevens
Welke persoonlijke informatie over werknemers moet worden verzameld, wordt bepaald door de arbeidswetgeving, de grondwet van de Russische Federatie en een aantal federale wetten. Er zijn dus twee soorten documenten nodig. De eerste zijn papieren met betrekking tot het indienen van een arbeidsovereenkomst. De tweede is de documentatie die de werkgever rechtstreeks heeft opgevraagd of verzameld.
Persoonlijke gegevens worden dus geclassificeerd volgens de volgende criteria:
Mate van toegang
- Publiek beschikbaar. Beschikbaar voor een breed scala aan mensen.
- Vertrouwelijk. Alleen beschikbaar voor diegenen die de werknemer heeft toegestaan.
richting
- Special. Persoonlijk leven, strafblad, religieuze overtuigingen, politieke overtuigingen.
- Conventioneel. Alles wat niet van toepassing is op speciale gegevens.
inhoud
- Biometrische. Karakteriseer fysiologie.
- Niet biometrisch. Gegevens die niet biometrisch zijn.
Soorten persoonlijke gegevens
Welke soorten persoonlijke gegevens zijn onderverdeeld? Wat is op hen van toepassing?
Het is belangrijk om te begrijpen dat alle informatie die in de onderneming is opgeslagen over een bepaalde werknemer kan worden bekeken vanuit twee verschillende gezichtspunten.
- Gegevens over de burgerlijke staat en familie van de werknemer (zijn individuele leden), namelijk: de aanwezigheid van personen ten laste, de aanwezigheid van kinderen, hun leeftijd en aantal, de gezondheidstoestand.
- Informatie over een specifieke werknemer, namelijk: volledige naam (paspoort), beroep, gezondheidstoestand en eventuele bijzondere omstandigheden.
Het hoofd van de onderneming is verplicht om een regelgevende handeling van lokaal belang te formuleren, die rekening houdt met de procedure die bepalend is voor de opslag van persoonsgegevens. Het kan in verschillende vormen worden gepresenteerd. Het kan bijvoorbeeld de verordening betreffende persoonsgegevens zijn.
Dus we zullen een van de nuances in meer detail bespreken. Persoonlijke gegevens: wat is op hen van toepassing? Informatie in persoonlijke bestanden. Het gaat om het volgende:
- paspoortgegevens (geboorteplaats en -jaar enzovoort);
- kopie diploma;
- kopie van documenten die de aanwezigheid van speciale vaardigheden en kennis bevestigen;
- kopie van documenten van de wettelijke pensioenverzekering;
- andere documenten.
Dus, om samen te vatten, wat betekent het concept van persoonlijke gegevens? Wat is op hen van toepassing? Dit is persoonlijke informatie over de werknemer die de werkgever nodig heeft om het potentieel en de vaardigheden van de werknemer zo effectief mogelijk te gebruiken. Deze laatste moet natuurlijk zijn toestemming geven voor de verwerking van persoonsgegevens. Als aan alle formaliteiten wordt voldaan, blijft de informatie zo veilig mogelijk.
Openbaarmakingsverantwoordelijkheid
Het is belangrijk om er rekening mee te houden dat 152 Federale wet "betreffende de bescherming van persoonlijke gegevens" alleen voorziet in de administratieve verantwoordelijkheid van het bedrijf voor de openbaarmaking van persoonlijke gegevens van een werknemer. Dit betekent dat als een organisatie niet in staat is om werknemers absolute bescherming van hun persoonlijke gegevens te garanderen, deze alleen een boete krijgt. Bovendien is de hoeveelheid geldstraf voor onjuiste opslag van persoonlijke gegevens absoluut belachelijk. Over het algemeen variëren ze van vijf tot tienduizend roebel. Dit is natuurlijk alleen het geval als het gaat om afzonderlijke betalingen. In de regel zijn er in bedrijven waar dergelijke problemen zijn, meerdere overtredingen, wat betekent dat het bedrag van de boete aanzienlijk toeneemt.
Contante kosten zijn echter verre van het belangrijkste gevolg van het feit dat het gebruik van persoonlijke gegevens op de verkeerde manier gebeurt. Dit heeft grote invloed op de reputatie van het bedrijf. Wanneer werknemers hun toestemming geven voor de verwerking van persoonsgegevens, verwachten zij immers dat hun veiligheid is gewaarborgd. Als het anders blijkt, weigeren dergelijk personeel met een dergelijk bedrijf om te gaan.Het bedrijf verliest de mogelijkheid om professionals in te huren.
Hoe Roskomnadzor de bescherming van persoonlijke gegevens controleert
In dit geval zijn wij geïnteresseerd in 152 federale wet "inzake de bescherming van persoonsgegevens". Hij is het die de wettelijke basis vormt voor de uitvoering van deze functie.
Gewoonlijk controleert Roskomnadzor drie hoofdgebieden van de beschouwde bol:
- De media
- Communication.
- Bescherming van persoonlijke gegevens.
De Verordening Persoonsgegevens beveelt aan dat Roskomnadzor dergelijke controles minstens drie keer per jaar uitvoert. Deze regel is van toepassing op geplande inspecties. Ongepland worden geproduceerd als dat nodig is. Wat zou hiervoor de reden kunnen zijn? Bijvoorbeeld als er al lang een geplande audit is uitgevoerd. Of als u ervoor moet zorgen dat rekening is gehouden met opmerkingen uit het verleden en de nodige wijzigingen zijn aangebracht.
Regels voor de opslag van persoonlijke gegevens
Elk bedrijf moet speciale regels hebben ontwikkeld die bepalen hoe de persoonlijke gegevens van werknemers worden opgeslagen en gebruikt. Er zijn verschillende opties voor hoe het beschreven document precies kan worden uitgevoerd. Dit kan een afzonderlijke bepaling zijn of een sectie die is opgenomen in de lokale interne regels. Elke werknemer heeft het recht om deel te nemen aan de ontwikkeling en implementatie van maatregelen om persoonlijke gegevens te beschermen. Daarom moeten alle werknemers zorgvuldig kennis nemen van het beschreven document.
Het zal nodig zijn om een lijst met persoonlijke gegevens en een lijst van werknemers samen te stellen, evenals een documentsjabloon te maken. Het moet worden ondertekend door iedereen die bij de onderneming werkt.
Fysieke opslag
Er zijn verschillende manieren om gegevens op te slaan. Sommige zijn niet klaar om over te schakelen naar elektronische archieven, wat betekent dat ze liever zaken doen op de traditionele manier (dat wil zeggen op papier). De essentie van de methode is om alle gegevens over werknemers, zijn persoonlijke documenten en kopieën op te slaan in een letterlijke map die een persoonlijk bestand wordt genoemd.
Wat zijn de voordelen van dit soort persoonlijke administratie? Onder hen zijn de volgende:
- alle informatie is gemakkelijk te vinden, omdat deze zich op één plaats bevindt;
- gegevens kunnen eenvoudig worden gesystematiseerd;
- informatie zoeken duurt zo kort mogelijk.
Deze methode heeft echter enkele nadelen. Bijvoorbeeld het volgende:
- de beschikbaarheid van extra bronnen voor opslag, zoals speciale kamers, apparatuur, kluizen, enzovoort;
- de complexiteit van het proces;
- Speciale vaardigheden vereist voor papieren documentatie.
Soms slaan human resources-afdelingen liever informatie over één medewerker afzonderlijk op (in verschillende themamappen). Alle arbeidscontracten, vragenlijsten en andere documenten voor alle werknemers worden dus afzonderlijk opgeslagen. Ze zijn genummerd voor een gemakkelijkere zoekopdracht. Deze methode is minder arbeidsintensief dan hierboven beschreven en vereist geen speciale vaardigheden van een medewerker van de personeelsafdeling.
Toch is hij niet zonder gebreken. Onder hen zijn de volgende:
- er is veel tijd nodig om de nodige gegevens over een bepaalde werknemer te vinden;
- het risico op het lekken van vertrouwelijke informatie is aanzienlijk toegenomen.
Elektronische opslag
In dit geval gebruiken human resources-afdelingen liever elektronische databases en een verscheidenheid aan informatiesystemen. Vaak zorgt dit voor de beveiliging van persoonlijke gegevens.
Wat zijn de voordelen van dit soort informatieopslag? De belangrijkste worden hieronder vermeld:
- geen behoefte aan een groot archief;
- aanzienlijke ruimtebesparingen;
- er zijn geen beperkingen aan de houdbaarheid;
- Het is handig om persoonlijke gegevens te verwerken en het kost niet veel tijd;
- ongeautoriseerde toegang tot gegevens is praktisch uitgesloten;
- er zijn geen extra middelen nodig.
Er zijn natuurlijk enkele minnen. Bijvoorbeeld het volgende:
- de noodzaak om een back-up van de hele database te maken;
- een specialist nodig hebben die het informatiesysteem beheert;
- kosten voor speciaal ontworpen apparatuur en software zijn vereist;
- Een werknemer die persoonsgegevens verwerkt, moet uiterst competent zijn.
Welke methoden worden gebruikt om persoonlijke informatie van werknemers effectief te beschermen?
- Maak de lokalen waarin persoonlijke gegevens worden verwerkt volledig gesloten voor andere werknemers.
- Medewerkers moeten speciale toestemming krijgen om informatie te ontvangen.
- Gegevensopslag moet duidelijk georganiseerd zijn.
Gezien de aanwezigheid van zowel nadelen als voordelen van elk van de methoden, combineren werkgevers deze in de regel. Het maakt niet uit welke methode voor het opslaan van informatie wordt gebruikt, de werkgever moet op de een of andere manier de toestemming van de werknemer verkrijgen om zijn persoonlijke informatie te verwerken.
conclusie
Persoonlijke gegevens - vertrouwelijke informatie die door de werkgever kan worden verzameld om de identiteit van de werknemer te identificeren en om het kwalificatieniveau van de werknemer en zijn professionele potentieel te bepalen. Er zijn verschillende manieren om persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken (deze kan worden vastgelegd op papier of elektronische media, afhankelijk van de voorkeuren van de personeelsafdeling en de mogelijkheden van de onderneming). De bescherming van persoonsgegevens moet de eerste prioriteit zijn van de relevante afdeling, aangezien dit het recht van de werknemer is, dat hem wordt gewaarborgd door de grondwet van de Russische Federatie. Het is belangrijk om je rechten goed te kennen om jezelf te kunnen beschermen in een controversiële situatie.