Et notat er et utdanningsdokument som offisiell kommunikasjon mellom ansatte skjer gjennom. Innholdet er redusert til oppgaver, utførelse av eventuelle oppgaver osv., Det vil si arbeidsspørsmål. Til tross for at det å skrive et notat er en enkel sak, og uregulert av veldig strenge regler, trenger du likevel å kjenne dem. I denne artikkelen vil vi vurdere fremgangsmåten for å sammenstille denne dokumentasjonen, typer osv.
funksjonen
Tjenestenotatens art er informativ, noe som betyr at den inneholder visse varsler, meldinger, instruksjoner osv. Problemene som er adressert i den, gjelder den spesifikke medarbeideren den ble sendt til. Med andre ord er et notat en verktøykasse for kommunikasjon i en bedrift.
Merk: Det obligatoriske notatet er ikke opprettet. Dette er et tilleggsdokument, selv om ordre og instruksjoner kan utarbeides på grunnlag av dette.
praksis
Notatet anses å være ofte brukt dokumentasjon, samtidig som det ikke er inkludert i listen over offisielt klassifiserte styringsdokumenter. Mye brukt blir det kommunikasjon på horisontalt nivå: det vil si at den er samlet av en ansatt i en enhet for å overføre en forespørsel eller forslag til en ansatt hos en annen.
Viktig: statusene til ledelsesobjektene, mellom hvilke kommunikasjonen foregår gjennom et notat, skal være likeverdige. Ellers anses dokumentet ikke som et notat, men som et huskelapp.
Formål med bruk
Et notat for arbeid kan brukes i forskjellige tilfeller.
Her er noen eksempler:
- for ansattes bonuser;
- å sende en ansatt på forretningsreise;
- rapportere til logistikkavdelingen om funksjonsfeil;
- kjøpe notat;
- varsel fra sikkerhetssjefen fra sjefen for enhver annen enhet om behovet for at uvedkommende (ikke ansatte) skal inn i virksomhetsbygget med grunner;
- en forespørsel i form av et notat sendt til regnskapsavdelingen om tildeling av materielle ressurser til visse behov, etc.
Utvalgte saker for skriving av notater
Selv om notatet er å anse som et internt papir, er en av dens varianter et dokument sendt til attestasjonskommisjonen. Det er imidlertid mer vanlig å bruke klistremerker utelukkende for arbeidskommunikasjon.
Hvordan skrive et notat?
De grunnleggende reglene for å skrive et notat ligner alle andre. De inkluderer skriving på et ark med A4-format, instruksjoner fra hvem og til hvem det sendes, sertifisering etter dato og signatur. Men hvordan skrive et notat i samsvar med alle krav?
- i midten (også tillatt på venstre side av arket) skriv det tilhørende navnet på dokumentet;
- Det er to alternativer for å skrive datoen - både i helt arabiske tall og månedens indikasjon med ord;
- i tittelen kan en kort beskrivelse av innholdet i dokumentet legges til hovedoverskriften;
- Informasjon om avsender og mottaker må være fullstendig: navn, etternavn og patronym, fullt navn på stillingen og avdelingen (enheten) som denne stillingen er knyttet til.
Tjenestemerkets innhold
Svaret på spørsmålet om hvordan du skriver et notat inkluderer ikke bare detaljene og attributtene til dette dokumentet, men også hva innholdet skal være.
Oppgaven som behandles krever ikke en redegjørelse for essensen av problemet på et veldig tørt og offisielt språk - gratis fortelling er tillatt, men spesifikt gjenspeiler grunnen til å skrive.
Innholdet er vanligvis delt inn i to deler. Den første av disse kalles ingressen. Den snakker kort om hva som fikk tegneren til å skrive et notat og sende det til en bestemt ansatt.
Den andre delen regnes som den viktigste, den er også større enn ingressen. Denne teksten inneholder en erklæring om direkte forespørsel eller forslag. Til den kan det legges en analyse av situasjonen, konklusjoner og resultater.
form
På spørsmål om hvordan de skal skrive et notat, gir noen selskaper ganske enkelt sine ansatte en spesiell form. Men det skal bemerkes at dette ikke er en obligatorisk enhet - GOST gir bare rådgivende bestemmelser (angående skrifttyper, dimensjoner og avstand) uten en godkjent prøve. Imidlertid, hvis dette finnes i et bestemt selskap, er det best å holde seg til det.
Service og notater
Litt høyere i notatet ble det notert hvordan de offisielle notene og rapporteringsnotatene er forskjellige. Men mange mennesker er fremdeles tilbøyelige til å forvirre dem med hverandre.
De vanligste feilene er:
- notat for den ansatte fra den ansatte til sjefen (faktisk en rapport);
- om lønnsøkning;
- om opprykk.
De to siste involverer behandling ikke på horisontalt nivå, men vertikalt, som benekter definisjonen av et memo.
Viktig: inndelingen av memoer i notater og forklarende a priori er feil.
registrering
Alle notater er registrert i registeret. Avhengig av hvordan papirene er organisert i hvert enkelt selskap, kan enten den som tegnet papiret eller den som mottok det, takle dette. I alle fall koker dette sammen med at servicenotatet er tildelt et unikt nummer, som bør angis i teksten.
Eksempel på memo
"Salgsavdeling, direktør for avdeling for informasjonsteknologi V. A. Kutsak
memorandum
№ 19-43/102
13. april 2015
På å teste statusen til en PC for ytelse
Fra og med 04.10.2015 oppstår vanlige salgsfeil i personlige datamaskiner til en salgsansatt, R. Maksimenko, nemlig: omstart uten å gi denne kommandoen til PCen, problemer med å slå på / av, og også flimre på skjermen. På grunn av det beskrevne, ber jeg deg om å utføre nødvendig diagnostikk av spesialistene på avdelingen din for å oppdage årsakene til funksjonsfeilene, samt for å løse dem. Jeg foreslår at resultatene fra testingen blir gitt ut skriftlig, med en summering av ytterligere handlinger: reparasjon eller utskifting av maskinen.
Avdelingsleder L. A. Kudryavtsev "
Anta at det viste seg at PCen ikke kan repareres. I dette tilfellet utarbeider vi et notat for å avskrive utstyret.
Eksempel nedleggelsesnotat
"Salgsavdeling, Logistikkdirektør Avdeling M. A. Oleinik
memorandum
№ 21-45/104
16. april 2015
Om å ta av en inoperativ PC
Fra 10. april 2015 skjedde det regelmessige funksjonsfeil i den personlige datamaskinen til en salgsansatt, R. Maximenko. Diagnostikken som ble utført som et resultat av dette av spesialistene på IT-avdelingen, viste følgende: PC-en er ikke egnet for videre drift. I denne forbindelse ber jeg om å avskrive utstyret ovenfor for inoperabilitet.
Avdelingsleder L. A. Kudryavtsev "
I tillegg til henne trenger du en annen lapp - for å erstatte det nedlagte utstyret.
Merknad om utskifting av utstyr
"Salgsavdeling, direktør for logistikkavdelingen M. A. Oleinik
memorandum
№ 22-46/104
17. april 2015
Om å bytte ut en ødelagt PC
Den personlige datamaskinen til en avdelingsspesialist, Maksimenko R. D., ble tatt ut og må byttes ut på grunn av dens inoperabilitet (i henhold til dok. Nr. 20-44 / 103 av 04/15/2015).Oppgi nytt utstyr som samsvarer med de nedlagte parametrene. Vennligst informer om implementeringen skriftlig. Jeg legger ved notatet rapporten fra divisjonen for informasjonsteknologi om diagnostikk og dens resultater.
Avdelingsleder L. A. Kudryavtsev "
Avslutningsvis
Å skrive et notat skaper vanligvis ikke problemer. Dette utdanningsdokumentet er et ganske kjent kommunikasjonsmiddel mellom forskjellige myndighetsnivåer. Bare "forvirring" mellom notater og notater kan forårsake betingede hindringer (artikkelen indikerer hvordan de er forskjellige).
I noen selskaper skjer samlingen av memoer utelukkende i henhold til den innførte og godkjente modellen (i dette tilfellet er det bedre å fylle ut spesielle skjemaer for dem), i andre er det mer enn gratis.
Når man sammenstiller dette dokumentet, bør man veiledes av de samme reglene som for andre papirer - skrifttype og avstand i henhold til GOST, dato og signatur for notens gyldighet.
Generelt er et notat et veldig praktisk verktøysett, som er lett å mestre, og når det brukes riktig, er det et godt koordinert og tydelig arbeid fra et team av organisasjoner. Det er med på å opprettholde en helhetlig forbindelse mellom avdelinger, og styrker også strukturen de utgjør.
