O scrisoare de întâmpinare este un document universal care este utilizat în cele mai diverse domenii ale activității unei întreprinderi. O escortă întocmită corect va salva toate părțile de multe neajunsuri și ambiguități. Cum se scrie o scrisoare de întâmpinare în documente?
Când este necesar acest lucru?
Munca unei întreprinderi, în special a unei mari, este însoțită de o mare varietate de probleme care, cel mai adesea, trebuie finalizate în scris. Contrapartidele schimbă mesaje și notificări între ele, documentele sunt solicitate de bancă, impozite, fonduri de pensii și auditori. De asemenea, clienții scriu cereri pentru o varietate de informații și documentații.
În toate aceste cazuri, un salvator de salvare și, în același timp, o scrisoare de întâmpinare vor deveni o față demnă a companiei. Scris pe o formă solidă, corect compusă și executată corect, nu numai că va face o impresie adecvată destinatarului, dar va îndeplini o serie de funcții practice pentru expeditor:
- va explica destinatarului care îi scrie și de ce;
- își va asuma rolul informațional, eliberând documentele atașate de la suprasarcina semantică;
- detaliază lista documentelor atașate;
- economisiți bani eliminând e-mailurile inutile cu un inventar;
- îndeplinesc rolul de dovezi compacte de livrare a unui întreg teanc de documente.
„Escorta” obișnuită cu abordarea potrivită poate fi atât de utilă!
Cum se scrie o scrisoare de întâmpinare în documente?
Nu toată lumea știe să scrie o scrisoare de întâmpinare în documente, deși este important.
Compilarea „escortei” ar trebui să înceapă cu o frază introductivă: consultați numărul cererii primite sau indicați esența problemei pe care corespondența este în desfășurare. În alineatele următoare ale scrisorii, este logic să se indice motivele documentului: acte juridice de reglementare, clauze ale contractului, acte de inspecție, instrucțiuni ale autorităților de reglementare și altele.
Declarația se încheie cu o cerere, ofertă sau cerere. După compilarea textului, este indicată o listă de documente atașate cu numerotarea, numele și detaliile, precum și numărul de foi atașate.
Detaliile obligatorii ale scrisorii de intenție la documente
Cum se scrie o scrisoare de întâmpinare pentru documente, am discutat mai sus. Acum un pic despre designul său.
- „Capacul” documentului. Aici sunt indicate poziția șefului sau a altui reprezentant al destinatarului, numele întreprinderii sau numele complet, prenumele și patronimica persoanei private; adresa completă și codul poștal.
- Data compilării scrisorii de intenție, iar dacă expeditorul este o persoană juridică, atunci numărul de ieșire a înregistrării.
- Adresarea destinatarului în conformitate cu regulile scrisorii de afaceri. Indiferent dacă este vorba despre o persoană privată sau conducătorul unei întreprinderi, apelează la el prin nume și patronimic, adăugând apelul „respectat”.
- Lista detaliată a documentelor atașate, deoarece numele în sine implică faptul că litera „însoțește” o anumită plecare de bază.
- Scrisoarea este semnată de prima persoană sau plenipotențiar al organizației căreia șeful i se acordă un astfel de drept. Dacă scrisoarea este de la o persoană privată, atunci expeditorul sau reprezentantul său, prin procură, semnează „escorta”. Înainte de a semna, este obișnuit să adăugați asigurarea „cu respect”.
- Numele, inițialele și mijloacele de comunicare ale executantului scrisorii.
Acestea sunt cerințele de bază pentru forma scrisorii.
Exemplu de scrisoare de întâmpinare pentru documente
Un excelent punct de referință în pregătire va fi un eșantion dovedit de practică de scrisoare de întâmpinare către documente. Desigur, conținutul său va varia în funcție de nevoile compilatorului, însă panza generală rămâne neschimbată.
Șeful inspectoratului fiscal Goloseevsk
Khitrun I.V.
Str. Vasilievski, 3,
Kukino - 31005
Nr. 562 din data de 04.05.2015
Dragă Ivan Vasilievici!
Pentru comanda dvs. nr. 12/389 din 04/01/2015 privind eliberarea unei contra-inspecții neprogramate la fața locului, vă informăm despre următoarele.
O parte din documentele referitoare la relațiile juridice contractuale cu compania de stare de urgență „Gedeon” a fost confiscată pe baza protocolului de sechestru din 03/02/2015 (o copie este atașată) Documentele la dispoziția întreprinderii vă sunt trimise sub forma copiilor certificate corespunzător conform anexei.
Aplicare (total 6 litri):
- copie ordin de plată cu o marcă a băncii nr. 3 din 15.01.15 - cu 1 litru.
- O copie a ordinului de plată cu marca băncii nr. 6 din 14/02/15 - 1 litru.
- copie raport de reconciliere conform contractului de furnizare nr. 56 / P din 12.15.14 - cu 1 litru.
- O copie a protocolului de sechestru din 03/02/15 - 3 litri.
Cu stimă,
Directorul Întreprinderii de Stat „Uzina de prelucrare a cărnii Goloseevski”
Golokhvastov F.E.
Artist: Pupko A.V.
(067)4658291
O astfel de „escortă” este potrivită pentru multe materiale trimise la cererea agențiilor de stat, de reglementare și de aplicare a legii, trebuie doar să o ajustați ușor la nevoile dvs.
Scrisoare de întâmpinare către documentele contractuale
La încheierea contractelor de afaceri, o situație apare adesea atunci când contrapartidele sunt îndepărtate geografic unele de altele și nu își pot permite să călătorească într-un alt oraș pentru a semna contractul.
În acest caz, executarea scrisorii de întâmpinare devine un fel de baliză, permițându-vă să încheiați un contract legal valabil la distanță, fără o întâlnire personală a reprezentanților. Cu ajutorul unei scrisori de intenție, o parte nu poate doar să trimită formularele contractului semnat cu titlu oneros, ci și să își exprime în scris poziția cu privire la problemele esențiale ale acordului.
În plus, o scrisoare de întâmpinare vă permite să înregistrați ce și cât a fost atașat și trimis destinatarului. De exemplu, conținutul poate fi declarat după cum urmează.
"Vă trimitem două exemplare ale contractului pentru furnizarea de servicii de informare, semnate și ștampilate de noi. Vă sugerăm să luați în considerare proiectul specificat și, dacă a fost convenit, să semnați contractul returnându-ne una dintre copii semnate. Apendice: proiectul de contract în 2 exemplare pe 6 foi fiecare “.
Scrisoare de reclamație - este necesar?
Uneori apare o situație când este necesară trimiterea unei cereri către o parte în baza unui acord care nu își îndeplinește obligațiile. De obicei, toate revendicările, justificările și cererile sunt indicate direct în revendicare. S-ar părea, de ce ai putea avea nevoie de o scrisoare de întâmpinare?
Cert este că o cerere poate deveni nu numai dovezi oficiale în instanță, ci, în unele cazuri, un document executiv. Ar trebui să indice lucruri juridice corecte și semnificative, dar nu îndeplinește o funcție comunicativă.
Dacă contrapartida trebuie să facă nu numai o reclamație, ci și să trimită câteva cuvinte informale de bun venit sau de clarificare, mai bune decât o scrisoare de întâmpinare, nu un singur document nu va îndeplini acest rol.
Scrisoarea de întâmpinare este o modalitate bună de a ne cunoaște.
Adesea, o companie deține o promoție interesantă sau doar vrea să facă oferta comerciala cerc nelimitat de persoane. Scrierile de acoperire tipice care sunt distractive și concise sunt potrivite pentru acest lucru.
La o astfel de „carte de vizită” puteți atașa produse promoționale, cataloage, liste de prețuri, liste de prețuri și orice materiale care pot interesa un potențial client sau partener.
Chiar dacă există o grămadă de scrisori, șeful sau managerul principal nu trebuie să aloce mult timp pentru ele: semnați doar clicurile gata făcute și le puteți trimite așa cum doriți!
Cine semnează escorta?
Și în final, vom clarifica o întrebare importantă. Cine semnează documentul de însoțire? Pentru aceasta se folosește regula ierarhiei: este mai bine să contactați președintele companiei către directorul întreprinderii; documentația către bancă poate fi transferată de către contabilul șef; „Însoțirea” informațiilor din centrul de angajare poate fi semnată de directorul adjunct pentru resurse umane.
O scrisoare de întâmpinare poate deveni o carte de vizită indispensabilă, dacă este emisă corect!
