Dokumentácia auditu vám umožňuje vytvoriť základ, na základe ktorého možno vyvodiť závery o správnosti postupu a dostatočnosti, profesionalite, presnosti činností audítorov, ktorí udalosť vykonali. Z dokumentov vypracovaných počas auditu môžete získať potrebné množstvo údajov na analýzu audítorských činností a ich vyhodnotenie.
Dokumentácia auditu vám umožňuje ustanoviť kontrolu nad kontrolou bez ohľadu na to, či bol organizovaný interný audit alebo či bola zapojená organizácia tretej strany. Ak sa konfliktná situácia dostala na súd, sú to práve doklady, ktoré sa vytvorili počas auditu, a ktoré pomôžu obhájiť svoje postavenie v prípade štátu, aj keď je klient presvedčený, že služba nebola poskytnutá nedostatočne.
Dokumentácia: audit a papier
Je neprijateľné zanedbávať podobu úradných listín. Jednou z hlavných úloh audítorského špecialistu je starostlivo zostaviť zavedeným spôsobom informácie, ktoré majú pre záver zásadný význam, ako aj tie, ktoré sa môžu použiť na preukázanie jeho pozície. Okrem toho treba pamätať na to, že na vykonávanie auditu boli zavedené federálne normy, ktoré musia byť bezpodmienečne splnené. Správna a správna dokumentácia auditu, pracovné dokumenty audítora budú slúžiť ako dôkaz o dodržiavaní pravidiel stanovených na štátnej úrovni, čo pomôže chrániť vaše záujmy v prípade konfliktu so zákazníkom.
Dokumentáciou sa obvykle rozumie takým materiálom, dokumentom vytvoreným počas auditu, na ktorých audítor pracoval. Patria sem aj údaje poskytnuté zákazníkom audítorovi, uložené odborníkom, ako si to podmienky overovania vyžadujú. Z tohto hľadiska má dokumentácia auditu malého podniku rovnaké požiadavky ako pri práci so strednou a veľkou spoločnosťou.
Zanedbávanie je neprijateľné!
Prečo organizácia auditu vždy zahŕňa plánovanie práce s veľkým množstvom úradných dokumentov? Medzi odborníkmi a firmami, ktoré organizujú inšpekcie, existuje niekoľko dôvodov pre takýto pracovný postup a úradnosť.
Ak audítor môže poskytnúť plán auditu a pracovnú dokumentáciu, na základe ktorých bol prijatý konečný záver, znamená to, že audit bol vykonaný kvalitným a úplným spôsobom. V prípade, že sa počas auditu nevytvorila žiadna pracovná dokumentácia, hovoria, že kontrola bola „falošná“. Môžeme bezpečne predpokladať, že správa o audite bola vytvorená doslova od nuly. Ak sa dá takáto situácia dokázať na súde, stratí spoločnosť licenciu na audítorské činnosti.
Dôležité aspekty
Uvedený dôvod nie je jediný, ktorý sa snaží starostlivo a dôkladne riešiť otázku dokumentovania auditu. Je to teda prítomnosť úradných dokumentov, ktoré umožňujú monitorovať, ako efektívne a efektívne osoba zodpovedná za audit plnila svoje úlohy. Dohľad môže monitorovať postup práce a prijímať opatrenia v závislosti od ukazovateľov.
Ak bol hospodársky subjekt so správou o audite nespokojný, dokumentácia vygenerovaná v pracovnom postupe môže byť kľúčovým faktorom, ktorý pomáha pri obhajobe svojej pozície. V niektorých prípadoch stačí predložiť tieto dokumenty na zdôvodnenie záverov, v iných bude potrebné preukázať ich prípad na súde.Je potrebné pripomenúť, že súd je skôr byrokratickým prípadom, ktorý venuje veľkú pozornosť tomu, či boli všetky dokumenty vypracované včas. To znamená, že plán auditu a ďalšie dokumenty môžu byť rozhodujúcim aspektom preukazujúcim platnosť audítorskej spoločnosti.
Čo ešte hľadať?
Audítorské štandardy, audítorská dokumentácia nebola vynájdená náhodou. Je to dôkladný, pozorný a starostlivý prístup k papierovaniu, ktorý umožňuje dosiahnuť čo najväčšiu optimalizáciu pracovného postupu, tj minimalizovať úsilie, čas zamestnancov strávených na plánovaných činnostiach. Ak sú dokumenty štandardizované, systematicky vykonávané bez chýbajúcich dôležitých bodov, audítor môže rýchlo spracovať všetky informácie v nich, analyzovať ich a poskytnúť presný a spoľahlivý výsledok.
Zároveň má audítor v každom prípade právo rozhodnúť, ktorý objem dokumentácie pracovného procesu je potrebný a čo sa stane zbytočnou stratou času. Zároveň sa zohľadňujú štandardy audítorskej dokumentácie, kľúčom však bude odborný názor, „inštinkt“. Skúšajúci počas pracovného procesu zvažuje veľké množstvo otázok a podľa pravidiel nie je potrebné každú z nich odrážať v dokumentácii. Dokumentácia sa skladá iba z dôležitých, významných aspektov.
Oficiálna pozícia
Audítorské kritériá boli prvýkrát formulované v roku 2006, keď nadobudli účinnosť medzinárodné audítorské štandardy. Už vtedy bolo naznačené, že dokumentácia auditu bola vykonaná tak, aby sa stanovisko audítora náležite vyjadrilo a aby sa preukázal audit v súlade s medzinárodnými normami, príslušnými zákonmi a požiadavkami. Samotné požiadavky v aktualizovanej norme boli revidované v smere sprísnenia. Ako vysvetlili autori inovácií, urobilo sa to s cieľom zlepšiť kvalitu vykonaných kontrol.
Okrem hlavného cieľa, ktorým je zlepšenie kvality, požiadavky na aktualizáciu, existovalo aj množstvo ďalších, ktorých dosiahnutie sa zdalo možné prostredníctvom zlepšenia systému správy dokumentov počas inšpekcií. Audítori boli najmä schopní plne niesť zodpovednosť za vykonané úlohy, byť si toho vedomí a preukázať svoju pozíciu, ak zástupca zákazníka nesúhlasí. Keďže dokumentácia sa vykonáva vo všetkých fázach vykonávania práce, správy generované počas procesu sú celkom úplné a poskytujú predstavu o tom, do akej miery sú úlohy splnené, čo je dôležité pre súčasný audit, ako aj pre zhromažďovanie skúseností užitočných v budúcnosti. Ak má tím audítorov možnosť spolupracovať so skúsenejším špecialistom v tejto oblasti, kvalitatívne hodnotenie úlohy, ktorú splnil, získava prostredníctvom dokumentov vytvorených počas pracovného procesu.
Pracovné aspekty
Ak sa obraciate na oficiálne odporúčania týkajúce sa formátu a formátu audítorskej dokumentácie, ktorá odráža pracovný proces, nájdete trvalé rady na vylúčenie nepotrebných dokumentov z archívov. Predovšetkým nie je potrebné uchovávať projekty, ktoré boli v priebehu práce nahradené vyspelejšími, a nie je potrebné uchovávať kópie správ, ktoré boli následne prepracované, preformulované. Závery, záznamy, ktoré neobsahujú užitočné informácie, vrátane predbežných zistení, sú tiež vylúčené z archívov. Nie je potrebné uchovávať dokumenty, ktoré boli v budúcnosti opravené, ako aj ďalšie kópie.
Príprava dokumentov týkajúcich sa auditu nie je ľahká úloha, preto sa odporúča dôverovať skúseným audítorom s porozumením pravidiel správy dokumentov a kancelárskej práce.Dokumenty sú zároveň vytvorené tak, aby z dokumentácie mohli vyvodiť závery o vlastnostiach udalosti aj odborník, ktorý sa priamo nezúčastnil na audite. Mal by byť zrejmý objem vykonanej práce, ich povaha a čas strávený na nej. Nezabudnite odzrkadliť výsledky, dôkazy, závery prijaté v záujme získania postupu. Považuje sa za dôležité zaznamenať významné aspekty, ktoré sa objavili počas auditu, ako aj výsledky získané počas ich štúdie.
Maximálna pozornosť na všetko dôležité
Správne, odborne zostavená dokumentácia nevyhnutne obsahuje taký objem informácií, z ktorých je možné vytvoriť jasný plán overovania, monitorovať plnenie pracovných úloh a vyvodiť záver odrážajúci skutočnú situáciu v skúmanom hospodárskom subjekte. Dokumentácia by mala obsahovať informácie, ktoré jasne potvrdzujú, že audit bol implementovaný, berúc do úvahy zákony, požiadavky, regulačné a právne akty, ktorými sa riadi táto oblasť poskytovania služieb v našej krajine.
Audit: chúlostivá záležitosť
Jednou z dôležitých úloh audítora zodpovedného za dokumentáciu pracovného postupu je nielen úplné zabezpečenie auditu úradnými dokladmi, ale aj to, aby sa to bezodkladne a bezodkladne zorganizovalo. Hneď ako začne konkrétna etapa práce, je pre neho pripravený dokument, ktorý odráža všetky údaje pre tento krok. Zároveň je možné dokumentáciu opisujúcu fázu rozdeliť do troch skupín: vytvorená na začiatku práce, v procese, na konci overovacieho kroku. V čase prijatia správy o audite zákazníkom musia byť všetky dokumenty vo všetkých fázach pripravené, vypracované podľa pravidiel správy dokumentov platných v štáte.
Je to dôležité alebo nie?
Z noriem vyplýva, že iba také údaje, ktoré boli dokumentované predpísaným spôsobom, sú významné. Informácie, ktoré audítor ústne odovzdal zákazníkovi, nepredstavujú potvrdenie o vykonaní objednávky. Ústne zistenia nemôžu byť audítorským názorom. Zároveň je možné uviesť ústne vysvetlenia, vysvetlenia údajov uvedených v písomnom stanovisku.
Pracovná dokumentácia obsahuje údaje klasifikované ako dôkazy. Považujú sa za primárne zdroje informácií, na základe ktorých sa dospelo k záveru. Takéto osvedčenia sa môžu použiť pri generovaní daňových priznaní, ako aj pri spracovaní iných cenných papierov v rôznych prípadoch.
Opravujeme všetko!
Keď audítor pripravuje dokumentáciu popisujúcu pracovný postup, jeho úlohou je podrobne opísať všetky dôležité aspekty. Pri charakterizovaní postupov odborník predpíše ich povahu, časové limity pridelené na vykonanie, rozsah vykonaných údajov, údaje o tom, kto na danej úlohe pracoval. Zároveň sa predpokladá, že vyššie pracovné miesta riadia pracovný proces v každom kroku a nikde nie je potrebné uvádzať túto skutočnosť.
Správny prístup k zamestnancom je kľúčom k úspechu
Udržiavanie dokumentácie opisujúcej proces overovania hospodárskeho subjektu sa začína okamihom, keď zástupca zákazníka pošle žiadosť na adresu audítorskej spoločnosti. Dodávateľ vymenuje zodpovedného audítora, ktorý bude hlavným špecialistom v tejto úlohe. Je to oblasť jeho zodpovednosti - dokumentovanie auditu v rámci spolupráce s daným klientom. Asistenti sa zvyčajne prideľujú priamo na pomoc vedúcemu audítorovi, ktorý je zodpovedný iba za kontrolu zamestnancov. Takáto schéma je však vopred dohodnutá s riadiacim tímom a na tento účel sa získa povolenie. Osobitný prístup sa uplatňuje, ak audítorská spoločnosť má veľký objem objednávok, čo vedie k zvýšenému pracovnému zaťaženiu popredných odborníkov.V takom prípade je možné prácu zveriť asistentom iba vtedy, ak existujú spoľahlivé informácie o ich vysokej úrovni profesionality.