Uchovávanie hotovostnej dokumentácie pri práci s hotovosťou je povinnou požiadavkou pre právnické osoby a súkromných podnikateľov. Pokladnica je konsolidovaný účtovný doklad, ktorý zaznamenáva pohyb peňazí na pokladni spoločnosti. V malom podniku sa začína v jednej kópii. Pozrime sa podrobnejšie na vlastnosti uchovávania a uchovávania dokumentu. Najmä ako spojiť pokladničnú knihu za rok.
Na čo slúži dokument?
Pokladnica sa vydáva pre všetky osoby s pokladňou. Táto požiadavka sa vzťahuje na jednotlivých podnikateľov vrátane tých, ktorí pracujú na zjednodušenom daňovom systéme. Formulár KO-04 bol schválený v roku 1998 vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie. Je povolená papierová forma a elektronická pokladnica, formulár elektronickej verzie je možné uchovávať vo formáte Word a Excel s povinnou ochranou proti neoprávnenému prístupu. Pokladník (prevádzkovateľ) ho vykonáva, ale hlavný účtovník vykonáva kontrolu nad správnosťou plnenia. Správnosť konania systematicky kontrolujú regulačné orgány.
Vo veľkých spoločnostiach je vedenie pokladničnej knihy potrebné v každej jednotke za predpokladu, že každá z nich je uvedená v samostatnej súvahe. Jedna jednotka má jednu kópiu dokumentu. Kópie knihy a originály primárnych dokumentov sa poskytujú hlavnej kancelárii (správcovskej spoločnosti). Informácie o zostávajúcich peniazoch sa berú do úvahy pri zostavovaní súvahy a podávaní správ o podniku ako celku. Nižšie zvážte, ako spojiť hotovostnú knihu za rok.
Postup spracovania rukou písaného dokumentu
Papierová verzia je brožúra A4, ktorá je vytlačená na tlačiarni alebo v tlačiarni a je uchovávaná v rukopise. Listy sú nevyhnutne očíslované a zošité. Musí zodpovedať forme KO-04. Musíte vedieť, ako spojiť hotovostnú knihu za rok. Proces číslovania a udržiavania elektronického a papierového formátu sa líši od klasickej verzie používanej v kancelárskej práci.
Dôležité! Stránky sú očíslované a duplikujú číslo. Prvá strana je originálna, druhá je kópia. Kópia sa vyplní uhlíkovým papierom a odovzdá sa účtovnému oddeleniu na nahlasovanie. Na oddelenie druhej strany je poskytnutá čiara orezania.
Je pohodlnejšie spustiť firmvér v dolnej časti stránky. Okraje nite sú zobrazené na zadnej strane posledného listu, pripevnené uzlom, papierovým tesnením a pečaťou. Pečať je umiestnená tak, aby čiastočne zachytila stranu knihy a pečať. Neďaleko uveďte počet strán, uveďte podpis vedúceho alebo hlavného účtovníka.
Postup vydávania elektronickej verzie
Pri registrácii elektronického formátu pre pokladnicu je formulár podmienečne rozdelený na dve časti riadkom, ktorý oddeľuje párne a nepárne strany. Vystrihnutie vytlačeného listu sa vykoná vodorovne pozdĺž danej čiary. Horná časť stránky je originálna, spodná časť je oddelená na prenos do účtovného oddelenia na účely podávania správ.
Dôležité! Dokument sa uchováva každý deň, s výnimkou situácií, keď sa nevykonali vyrovnania. Pokladník na začiatku a na konci dňa informuje o zostatku na pokladni. Toto je povinný údaj!
Zvážte, ako zariadiť pokladničnú knihu na daný rok. Prevádzkovateľ zaznamenáva v dokumente poznámky o pohybe finančných prostriedkov pri vykonávaní finančných transakcií. Nezabudnite vyplniť informácie pre každý prichádzajúci a odchádzajúci peňažný príkaz. Na konci zmeny je nevyhnutne vyradená celková suma výdavkov, výnosov, vypočítaný zostatok hotovosti.Primárne dokumenty sú priložené k orezávanej kópii knihy a prevedené do účtovníctva. Účtovník potvrdí originálnu stránku a jej kópiu vlastným podpisom.
Dizajn titulnej strany. nuansy
Titulná strana pokladnice je vyplnená v súlade s jednotným formulárom KO-4. Obsahuje celé meno spoločnosti, štrukturálnej jednotky a OKPO. Súkromní podnikatelia označujú celé meno, ak chýba názov spoločnosti. Malo by sa uviesť, na aké obdobie (mesiace a rok) sa dokument začína.
Prvý list: vlastnosti prevodu zostatku peňazí
Pred šitím pokladničnej knihy na rok musíte poznať jemnosti jej vyplnenia. V hornej časti stránky napíšte dátum a uveďte aktuálny deň, mesiac a rok. Nezabudnite uviesť sumu zostatku v hotovosti na začiatku dňa. Prevedie sa zostatku predpísaného na konci predchádzajúceho dňa. Ak sa otvorí nová kniha, zvyšok sa prevezme z predchodcu. Na prvej stránke vyplnenej v prvý deň kalendárneho roka zaregistrujte zostatky v hotovosti vypočítané na konci posledného dňa posledného roka.
Vyplnenie formulára na knihy
Stĺpce 1-5 sú vyplnené z formulárov RKO a PKO. V kolónke „Číslo dokumentu“ predpíšte aktuálne číslo zo zaregistrovanej objednávky. V stĺpci 3 by malo byť uvedené celé meno príjemca alebo osoba, ktorá peniaze odovzdala. Zodpovedajúce číslo účtu sa vyžaduje iba pre právnické osoby, individuálni podnikatelia vložia do poľa pomlčku alebo ju nechajú prázdnu. Sumy spotreby / príjmu sú uvedené v číslach, ktoré predpisujú cent. V riadku presunu sa sumy výnosov a výdavkov krútia osobitne. Stĺpce a riadky, ktoré nie sú vyplnené, musia byť označené pomlčkou v tvare písmena Z.
Ako vypočítať zostatkovú sumu v pokladni?
Zostatky na konci dňa sa vypočítajú podľa vzorca: k zostatku peňazí na začiatku dňa sa pripočíta suma príjmu a odpočítajú sa náklady. Na oddelení vezmite do úvahy všetky prostriedky prijaté v pokladni. Ak zostatok na konci zmeny nechal peniaze určené na vydanie miezd, štipendií a iných sociálnych dávok, sú nižšie uvedené pod paušálnou sumou. Výpočet umožňuje identifikovať nadmerné a nedostatočné množstvá. Ako spojiť hotovostnú knihu za rok, zvážte nižšie.
Nuansy uchovávania dokumentu
Osobou zodpovednou za vydávanie a prijímanie peňazí môže byť ktorýkoľvek zamestnanec menovaný vedúcim spoločnosti vydaním príslušného príkazu. Vo firmách s malým počtom zamestnancov môže manažér viesť peňažnú knihu vlastnými rukami. Základom pre zadávanie do dokladu sú obchodné transakcie, ktoré sa odrážajú v príkazoch na úhradu a na ťarchu účtu. Účtovanie sa vykonáva v deň vyrovnania. Ak v priebehu dňa nedošlo k žiadnemu pohybu peňazí, tento deň sa v knihe neodráža.
V dokumente môžete vykonať úpravy. Zmeny sa zaznamenávajú s rozpisom a dátumom opravy. Informácie potvrdzuje osoba, ktorá vykonala úpravu. Po zosúladení záznamov na konci dňa so skutočnou výškou hotovosti sú informácie overené podpisom prevádzkovateľa a hlavného účtovníka. Mnohí sa zaujímajú o to, koľko rokov vedie hotovosť. Odpoveď je jednoduchá. Skladuje sa v podniku najmenej 5 rokov. Neexistencia pokladnice a jej údržba v rozpore so zákonom sa trestá pokutami 40 - 50 tisíc rubľov pre podniky a 4 - 5 tisíc rubľov pre úradníka zodpovedného za vedenie dokumentu.
Ako flash dokument na konci roka?
Štandardná kniha má 50 - 100 listov. Vo veľkých spoločnostiach, kde sa aktívne vykonávajú obchodné operácie, nemusí stačiť stránka. V takejto situácii začínajú nový dokument, ktorý pokračuje v starom. Označuje časové obdobie, počas ktorého sa vykonáva. Papierová verzia, ktorá sa plní manuálne, pred prvým naplnením bliká.
Kópie dokladov na vedenie účtovníctva sú súbor registračných pokladníc a registračných pokladníc vydaných za deň, listov knihy, vyplnených v uhlíkovej kópii s originálnym podpisom úradníkov.Hlavný účtovník overuje záznamy pomocou objednávkových formulárov a výška prevedenej primárnej dokumentácie je uvedená v pokladničnej knihe. Tento záznam predstavuje potvrdenie o prijatí základnej dokumentácie pokladníka. Všetky operácie v knihe sa zaznamenávajú vo forme zaúčtovania na príslušné účtovné účty.
Dôležité! Okrem objednávok sa všetka primárna dokumentácia podáva spolu s kópiou. Zahŕňa príjmy, splnomocnenie, preddavky, výpisy z objednávok a iné dokumenty súvisiace s pohybom peňazí pri pokladni.
Elektronická verzia sa v počítači uchováva inak. Na tento účel použite špeciálny softvér. Pri vytváraní príspevkov pri pokladni sa formulár vytvorí automaticky. Je však dôležité zistiť niečo iné. Ako je hotová kniha na konci roka? Môže sa vytlačiť na konci dňa a vyhotoviť v duplikáte rovnakým spôsobom ako papierová verzia. Tlačenú verziu uložte na pokladni spoločnosti.
Originály hárkov sa na konci roka rozblikajú do jednej knihy a kópie sa každý deň prenášajú do účtovníctva. Ak máte elektronickú správu dokumentov, výtlačok je voliteľný. Elektronické stránky sú podpísané digitálnym podpisom pokladníka a hlavného účtovníka. Po podpísaní knihy a neoprávnenom prístupe je potrebné zabezpečiť ochranu pred zmenami. Malo by sa pamätať na to, že ak na účtoch existujú nepresnosti, pokladničná kniha je dokument, ktorý ukazuje všeobecný obraz o peňažných tokoch a potvrdzuje legitimitu operácií.
