Ein neues englisches Wort "Back Office" ist im russischen Alltag aufgetaucht. Was ist das? Welche Funktionen erfüllt es? In welchen Unternehmen gibt es das? Versuchen wir es genauer zu verstehen.
Backoffice. Was ist das?
Diese Einheiten existieren in vielen Organisationen. Ein Backoffice ist eine Abteilung oder Abteilung eines Unternehmens, die bestimmte Funktionen hat. Es geht um Routine, Verwaltung und Service. Zu den Funktionen gehören traditionell auch Informationstechnologie (Verwaltung und Support), Personal und Rechnungswesen.
In einigen Organisationen sind zusätzliche Arbeitsanweisungen, die das Backoffice ausführen soll, separat vorgeschrieben. Was ist das? Häufig beschäftigen sich die Mitarbeiter dieser Abteilung mit der statistischen und analytischen Erfassung von Verkäufen, Einkäufen, Beständen und der Pflege des Archivs.
Handelt es sich bei diesem Backoffice um eine Abteilung der Bank, gehören zu den Funktionen Clearing-Vorgänge, laufende Barausgleichsdienste usw.
Backoffice-Geschichte
In der Anfangsphase der Geschäftsentwicklung war die Gestaltung der Räumlichkeiten eines Unternehmens etwas Besonderes. Im Vordergrund stand das sogenannte Front Office. Auf diese Weise hatten Kunden die Möglichkeit, schnell und einfach den richtigen Mitarbeiter zu finden. Das Management hat natürlich viel in diesen Raum investiert und teure Reparaturen, Reinigungs- und Einrichtungsarbeiten durchgeführt. Das Front Office sollte den besten Eindruck hinterlassen haben, da es das „Gesicht“ eines jeden Unternehmens ist.
Seine Angestellten müssen auch im Stil der Kleidung und des Verhaltens konsequent sein. Dies ist die öffentliche Seite eines Unternehmens.
Im Hintergrund befindet sich traditionell das Backoffice. Dies ist ein solcher Ort, an dem die Produktion selbst durchgeführt wurde, es gab ein System von Verwaltungsräumen, verschiedenen Abteilungen, Lagern usw.
Daher waren diese Gebiete traditionell schmutzig, düster und nicht sehr gepflegt. Die Präsentierbarkeit dieser Räumlichkeiten wurde nicht sehr beachtet, da Kunden nie in ihnen erschienen sind. An das Erscheinungsbild der Mitarbeiter werden selbstverständlich keine besonderen Anforderungen gestellt. Die beruflichen Fähigkeiten wurden stärker berücksichtigt.
Diese Aufteilung des Büros in zwei große Abteilungen mit unterschiedlichen Funktionen hat sich bewährt und besteht bis heute.
Front-Office-Mitarbeiter schaffen ein schönes „Bild“ für das Unternehmen. Gleichzeitig ist es dem Backoffice-Personal zu verdanken, dass sich das Unternehmen entwickelt und floriert. Warum? Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen.
Bedeutung und Bedeutung des Back Office für die Unternehmensentwicklung
Die Praxis zeigt, wie groß die Rolle dieser Einheit für die Organisation ist.
Erstens trägt das Backoffice dazu bei, den Ruf des Unternehmens in einem hart umkämpften Umfeld zu erhalten. Natürlich, wenn die Mitarbeiter ihre Aufgaben gut und klar erfüllen. In der Tat ist für jeden Kunden ein Qualitätsservice das Hauptkriterium für ein gutes Unternehmen. Dank der Backoffice-Mitarbeiter wird ein vollständiger Zyklus eines bestimmten Vorgangs durchgeführt.
Zweitens wird das Risikomanagement auch vom Backoffice durchgeführt. Was bringt das für das Unternehmen? Es sind die Mitarbeiter dieser Abteilung, die Berichte erstellen, Daten und Faktoren auswählen und Berechnungen durchführen, auf deren Grundlage Managemententscheidungen getroffen werden. Ihre Richtigkeit und Genauigkeit ist daher für die Zukunft des Unternehmens von großer Bedeutung. Die Mitarbeiter arbeiten äußerst verantwortungsbewusst und reduzieren die Risiken erheblich.
Drittens entwickelt der Backoffice-Service auch neue Methoden zum Sparen und Rationalisierungsvorschläge. Natürlich verdienen die Mitarbeiter nicht direkt finanzielle Ressourcen für das Unternehmen. Sie können diesen Prozess aber indirekt beeinflussen.
Backoffice in der Bank
Es ist eine operative Abrechnungseinheit. Dank seiner Arbeit sind die Aktivitäten der Hauptabteilungen sichergestellt.
Das Backoffice ist mit der Abrechnung und Registrierung von Transaktionen mit Wertpapieren, der Verwaltung von Verbindlichkeiten und Vermögenswerten sowie mit Abrechnungen mit Kunden befasst. Dies ist jedoch nur die Spitze des Eisbergs.
Das Backoffice führt die Kreditbearbeitung durch. Darüber hinaus beschäftigen sich Mitarbeiter häufig mit Kontoeröffnung, Buchhaltung und Risikomanagement.
Backoffice. Dokumentarische Abwicklung und Begleitung einer Transaktion im Wertpapiermarkt
In Banken besteht das Backoffice häufig aus mehreren Abteilungen. Vor allem, wenn die Organisation eine große Anzahl von Transaktionen auf dem Wertpapiermarkt tätigt. Die Aufgaben der Mitarbeiter umfassen die elektronische und dokumentarische Bearbeitung, deren Betreuung. Lassen Sie uns näher darauf eingehen.
Erstens führt der Backoffice-Mitarbeiter ein Transaktionsregister und erstellt einen Vertrag über den Verkauf von Wertpapieren eines bestimmten Emittenten.
Als nächstes folgt der Prozess der erneuten Registrierung von Wertpapieren. Dies ist ein Eigentumsübergang. Um diesen Prozess zu starten, muss der Backoffice-Mitarbeiter einen Überweisungsauftrag ausstellen und die aktuelle Transaktion legitimieren.
Nach der erneuten Registrierung und dem Erhalt eines Belegs kontrolliert der Mitarbeiter den endgültigen Abrechnungsprozess.
Der Backoffice-Mitarbeiter hat eine sehr große Verantwortung. Bei geringfügiger Ungenauigkeit des Papierkramprozesses wird die Transaktion als ungültig anerkannt. Infolgedessen wird der Kunde leiden, und das Unternehmen wird ernsthafte Verluste erleiden.
Darüber hinaus befasst sich das Backoffice mit analytischen (internen) Transaktionen zwischen Abteilungen in der Organisation im System der Umverteilung der Finanzen.
Für den Bereich Handel nutzen sie in den letzten Jahren häufig eine Vielzahl von Backoffice-Automatisierungsprogrammen.
Backoffice für den Einzelhandel
Ein Manager hat bei der Organisation eines Unternehmens viele Probleme. Es ist notwendig, den Handelssaal mit Waren zu versorgen, die Lagerbuchhaltung im Unternehmen zu automatisieren, die Preise zu verwalten und mit Lieferanten und Niederlassungen zu interagieren.
Um diese und viele andere Probleme zu lösen, gibt es, wie bereits erwähnt, spezielle Programme für das Backoffice.
Im Einzelhandel helfen die Mitarbeiter einer solchen Einheit bei der Kontrolle des Eingangs und der Freigabe von Waren, beim Abschreiben und Umzug, bei der Neubewertung, bei der Rückgabe und beim Bargeld Bankgeschäfte Arbeit mit Handelsgeräten.
Das Softwarepaket kann verschiedene Konfigurationen haben: Non-Food-Einzelhandel, Convenience-Store, Convenience-Store oder Supermarkt. Derzeit gibt es eine Auswahl.
Netzwerk-Backoffice
Die Arbeitsschwerpunkte im Netzwerkhandel sind:
- Vornehmen von Änderungen und Ergänzungen zu einem großen Warensortiment;
- Datenaustausch zwischen Abteilungen;
- zentrale Buchhaltung;
- Einholen von Betriebsberichten über die Funktionsweise von Zweigniederlassungen usw.
Um die Arbeit zu erleichtern und die Interaktion des Büros mit einem Netzwerk von Filialen sicherzustellen, wird häufig eine automatisierte Version des Backoffices verwendet. Mit diesen Programmen kann die Organisation effizienter und schneller arbeiten.
Backoffice in der Gastronomie
Die Arbeit des Backoffice-Catering-Personals ist hauptsächlich im laufenden Betrieb. Sie umfassen traditionell Folgendes:
- Durchführung routinemäßiger obligatorischer Operationen;
- Durchführung von Waren- und Lagerabrechnungen;
- der Prozess der Kontrolle über die Herstellung von Geschirr;
- Datenerfassung und -analyse;
- Berichterstattung.
Je nach Größe und Umsatz der Organisation besteht das Backoffice im Handel in der Regel aus drei bis dreizehn bis fünfzehn Personen.
Derzeit gibt es, wie bereits erwähnt, automatisierte Systeme, die die Implementierung von Vorgängen erleichtern, die Mitarbeiter ausführen müssen. Dies ist natürlich ein positiver Moment für den Leiter der Organisation. Aber nicht immer für Arbeiter. Die Praxis zeigt, dass die Anschaffung automatisierter Systeme, die den Großteil der Backoffice-Arbeit erledigen, zu einem Personalabbau führt.
