Office Manager-Auftragsbeschreibungen: Beispiel

Der Büroleiter übt die volle Kontrolle, den Empfang und die Zählung des gesamten Dokumentationsvolumens sowie die an den Geschäftsführer des Unternehmens gerichteten persönlichen Aussagen aus. Nachdem alle Kopien überprüft und gezählt wurden, sollte dieser Mitarbeiter sie zur Unterschrift bringen.

Abteilungsdokumentation

1. Versiegelung aller Verträge und Bestellungen mit dem Wappen.
2. Umsetzung der Arbeit mit einer Vielzahl von Dokumentationen, die in der Vorbereitung, Genehmigung des Projekts besteht. Der Büroleiter sollte nicht nur an der Gestaltung und Vervollständigung der Dokumentation teilnehmen, sondern auch die Mitarbeiter auf deren Inhalt aufmerksam machen, undurchsichtige Details entschlüsseln und alle Aspekte erklären können, zu denen Personen Fragen haben könnten. Manchmal muss dieser Mitarbeiter auch die Leistung und Wirksamkeit verschiedener Innovationen überwachen, wenn dies vom Management gefordert wird.
3. Vollständige Registrierung aller eingehenden Korrespondenz. Der Office Manager interagiert mit Briefen, Nachrichten und Benachrichtigungen. Er ist verpflichtet, die Informationen vollständig zu akzeptieren und zu registrieren und sie dann an den Adressaten weiterzuleiten. Bei Bedarf fügt er der Berichtsdokumentation Informationen hinzu, sammelt und speichert sie in einigen Fällen und ist auch für die Vertraulichkeit und Sicherheit aller erhaltenen Dokumente verantwortlich.

Zusätzliche Verantwortlichkeiten

1. Zusendung und Gewährleistung des Eingangs der Unterlagen per E-Mail und Postanschrift sowie der Bestellung und Überwachung der Kurierzustellung.
2. Teilnahme an Sitzungen zum Zweck der Aufzeichnung oder Aufzeichnung aller bei ihnen stattfindenden Veranstaltungen sowie bestmögliche Registrierung der erhaltenen Daten, deren Weitergabe an Beamte.
3. Erteilung einer Vollmacht nach vorheriger Anordnung für Beamte, die es ihnen ermöglichen, bestimmte Korrespondenz zu erhalten oder andere Handlungen durchzuführen.
4. Durchführung des Kopierens und Vervielfältigens der Dokumentation in gedruckter Form sowie Überwachung der Sicherheit und ordnungsgemäßen Verteilung aller Kopien.
5. Vorbereitung von Projekten und Briefvorlagen, wenn der Auftrag des Generaldirektors eingeht. Zu den Aufgaben des Büroleiters gehört es auch, bei Bedarf verschiedene Anfragen zu stellen und zu versenden, die sich erheblich auf die Aktivitäten des Unternehmens auswirken.
6. Druck von Büromaterial sowie die Bildung der Datenbank, deren Verteilung und Erweiterung neuer Unterabschnitte.

Verantwortlichkeiten ähnlich dem Sekretär

1. Ständig am Arbeitsplatz bleiben, um Anrufe pünktlich entgegenzunehmen, alle empfangenen Daten aufzuzeichnen oder den Anruf an die Telefone der Mitarbeiter weiterzuleiten, an die er gerichtet ist.
2. Aufzeichnung von Informationen, die dem Generaldirektor persönlich übermittelt wurden, deren vollständige Aufzeichnung, anschließende Speicherung und Übermittlung.
3. Vorbereitung von Veranstaltungen im Unternehmen im Auftrag des CEO. Dies gilt für die Information der Mitarbeiter und die Organisation der Räumlichkeiten, den Kauf der notwendigen Gegenstände für ein vollwertiges Meeting oder ähnliche Ereignisse, die sich aus der Stellenbeschreibung des Büroverkaufsleiters ergeben.

Wichtige und dringende Aufträge

1. Organisatorische Aktivitäten zu Projekten, die Kunden-, Gäste- oder Besuchertreffen des Unternehmens gewidmet sind.
2. Buchen von Tickets für Mitarbeiterreisen, Buchen von Hotelzimmern, Überwachen des Verlaufs von Geschäftsreisen, rechtzeitiges Reagieren auf Meldungen von Unannehmlichkeiten oder auftretenden Komplikationen, Beheben von Problemen und erforderlichenfalls Melden von Problemen an andere Mitarbeiter oder den CEO.

Inside Office-Aktivitäten

1. Rechtzeitige Bestellung von Wasser für die Möglichkeit seiner Verwendung durch alle Mitarbeiter in beliebiger Menge.
2. Jedes Quartal sollte die Reihenfolge des Büros ausführen. Zu diesem Zweck führt der Bürovorsteher eine Mitarbeiterbefragung und eine Besichtigung von Arbeitsplätzen durch, um Mängel in bestimmten Dingen festzustellen, und beschafft anschließend alle Details. Dies ergibt sich aus den Stellenbeschreibungen des Büroleiters.
3. Abonnieren von geschäftlichen oder wissenschaftlichen Veröffentlichungen, die für die Entwicklung des Unternehmens oder für bestimmte Mitarbeiter erforderlich sind, die Korrespondenz am Arbeitsplatz erhalten möchten.
4. Annahme und Ausführung von Anträgen auf Zahlung von Rechnungen in Mieträumen sowie sämtlicher Zahlungsdokumente im Zusammenhang mit der Zahlung von Stromrechnungen, die sich aus der Stellenbeschreibung des Büroleiters ergeben Buchhalter Funktionen.
5. Organisation von Sicherheitsmaßnahmen, die sich sowohl auf die Arbeit der Mitarbeiter als auch auf die entsprechende Ausrüstung am Arbeitsplatz beziehen und deren Einhaltung überwachen.

Der Büroleiter überwacht die Arbeit einiger Mitarbeiter

Zu den Aufgaben des Büroleiters gehört die Überwachung der Tätigkeiten dieser Mitarbeiter:

1. Der Fahrer. Bei der Interaktion mit diesem Mitarbeiter muss der Bürovorsteher alle Anwendungen, die die Notwendigkeit der Nutzung des Geräts bestimmen, akzeptieren und aufzeichnen sowie einen Zeitplan und eine Geschwindigkeit für den Lieferservice festlegen.
2. Kuriere.
3. Die Putzfrauen.

Aufgaben eines Büroleiters als Mitglied eines Arbeitsteams

1. Die für ihn bestimmten Pflichten nach Treu und Glauben zu erfüllen, nicht von der internen Routine des Teams, dem Arbeitsrecht und den moralischen und ethischen Grundsätzen abzuweichen. Dies ergibt sich aus den Stellenbeschreibungen des Büroleiters.
2. Beachten Sie die Arbeitsdisziplin und alle Anforderungen, die von der Geschäftsführung des Unternehmens aufgestellt und geäußert werden.
3. Alle eingehenden Aufträge der Verwaltung und des Leiters, der ständig eine Liste seiner Aufgaben und der erforderlichen Maßnahmen für jeden Tag erstellt und dem Büroleiter zur Verfügung stellt, die in der Stellenbeschreibung des Büroleiters aufgeführt sind, müssen rechtzeitig und konsequent ausgeführt werden Verkaufsabteilung.
4. Nutzen Sie die gesamte für die Arbeit zur Verfügung stehende Zeit für gewissenhafte Arbeit, ohne von ihren eigenen Pflichten abzuweichen.
5. Führen Sie alle Aufgaben pünktlich und mit der richtigen Qualität aus. Oft ist der Büroleiter neben der Durchführung von Arbeitstätigkeiten gezwungen, Berichtsdokumente zu erstellen. Daher ist es immer erforderlich, die erledigten Aufgaben zu protokollieren und in der vorgeschriebenen Weise aufzuzeichnen, die in der Stellenbeschreibung des Büroleiters mit den Funktionen eines Personalverantwortlichen festgelegt ist.

Wichtige Verantwortlichkeiten

1. Reinigen Sie, um den eigenen Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt zu halten. Außerdem überwacht der Büroleiter die rechtzeitige Reinigung der Büroräume. Er ist gezwungen, die Einhaltung des Verfahrens zur Speicherung von Berichten und Konstruktionsunterlagen zu überwachen und, falls erforderlich, alle Materialien selbst zu systematisieren. Dies ergibt sich aus den Stellenbeschreibungen des Büroleiters.
2. Setzen Sie die bereitgestellten Bürogeräte, Computer und alle anderen Geräte sorgfältig und effizient ein. Richten Sie Ihre Arbeit nur auf die Ziele des Unternehmens aus, und führen Sie keine persönlichen Angelegenheiten mit der von dem Unternehmen bereitgestellten Ausrüstung aus. Verschreibt dies zu tun Stellenbeschreibung des Sekretärs Büroleiter.
3. Es ist wirtschaftlich und vorteilhaft, die zur Verfügung gestellten Materialien und sonstigen Ressourcen zu verwenden, nur zum Wohle des Unternehmens zu verwenden und mit der eigenen Arbeit und der Arbeit anderer Mitarbeiter des Unternehmens hohe Ergebnisse zu erzielen. Die Stellenbeschreibung des Büroleiters, in der beispielhaft alle Anforderungen an die Arbeit dieses Mitarbeiters aufgeführt sind, bestätigt, dass er nicht nur arbeiten, sondern auch den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen bringen soll.
4. Beobachtung und Überwachung der Umsetzung von Normen und Vorschriften zum Arbeitsschutz, um die Sicherheit am Arbeitsplatz für jeden Mitarbeiter zu gewährleisten, die durch die Stellenbeschreibung des Büroleiters mit den Funktionen eines Sekretärs festgelegt wird.
5. Nicht zur Durchführung journalistischer oder wissenschaftlicher Veröffentlichungen, Reden, Informationen, die aufgrund einer offiziellen Position erhalten wurden, oder zum Anzeigen von Dokumenten des Unternehmens zu verwenden. Es ist untersagt, Informationen zu verwenden, deren Offenlegung dem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen oder dessen Ruf schädigen kann. Dies ergibt sich aus den Stellenbeschreibungen des Büroleiters.

Rechte

1. Informationen sowie vertrauliche Daten für die erforderlichen Maßnahmen im Rahmen der amtlichen Behörde und unter der Leitung der Behörden zu erhalten.
2. Von verschiedenen Mitarbeitern zu verlangen, fehlerhaft erstellte Dokumente zu finalisieren oder zu ändern, enthält falsche Informationen.
3. Kontrolle und Bestätigung von Dokumenten im Rahmen ihrer eigenen Kompetenz und Befugnisse, die von den Managern ernannt werden.
4. Den Behörden Anforderungen zur Verbesserung der Bedingungen für selbständiges Arbeiten sowie der Arbeitstätigkeit anderer Arbeitnehmer vorzulegen. Der Büroleiter kann nicht nur Vorschläge zu den Aktivitäten eines bestimmten Mitarbeiters oder einer bestimmten Abteilung machen, sondern auch zu der Arbeit des gesamten Unternehmens.
5. Fordern Sie die Bereitstellung geeigneter Bedingungen, um die Sicherheit aller Dokumente zu gewährleisten und die Vertraulichkeit von Informationen und ergriffenen Maßnahmen zu gewährleisten, wenn diese vor Wettbewerbern verborgen werden müssen.
6. Treffen Sie Entscheidungen über die Aktivitäten bestimmter Personen im Unternehmen im Rahmen ihrer eigenen Kompetenz und Berechtigung.
7. Verteilen Sie finanzielle oder berufliche Anreize und wenden Sie Strafen auf diejenigen Mitarbeiter an, die dem Bürovorsteher Bericht erstatten. Für die Durchführung dieser Maßnahmen ist eine vorherige Genehmigung durch den CEO erforderlich.

Der Büroleiter ist verpflichtet, seine Pflichten klar und richtig zu erfüllen und Tätigkeiten zum Wohle des Unternehmens auszuführen. Er erledigt alle Arbeiten, um die Aktivitäten anderer Mitarbeiter zu systematisieren und zu vereinfachen sowie dem Generaldirektor oder seinen Stellvertretern Erfolge oder Fehler bei der Arbeit anderer Mitarbeiter mitzuteilen.