In elke organisatie moet elk document worden geregistreerd en in een speciaal dagboek worden ingevoerd. Dit geldt ook voor arbeidsovereenkomsten. Een arbeidscontractregister, waarvan een steekproef verder zal worden geanalyseerd, is vereist in elk bedrijf dat documenten en gegevens van zijn werknemers bijhoudt.
Heb ik een tijdschrift nodig
Leiders van organisaties moeten begrijpen dat het register van arbeidscontracten en aanvullende overeenkomsten geen tijdverspilling is, maar een kans om uzelf te verzekeren. Ten eerste is het erg handig. Alle informatie over de documenten bevindt zich op één plaats, in plaats van een stapel contracten van alle werknemers op uw bureau op te slaan. Ten tweede kan een tijdschrift nodig zijn als er conflicten ontstaan tussen de werknemer en de werkgever. Ten derde kan een personeelsfunctionaris dankzij het tijdschrift alle informatie in korte tijd aan een medewerker verstrekken.
In sommige organisaties is het gebruikelijk om meerdere van dergelijke tijdschriften te bewaren: voor eeuwigdurende contracten en voor dringende.
Het woord van wet
Overigens geeft de wetgeving nergens aan dat het register van arbeidscontracten vereist is. Maar het gebeurde zo dat dit een bepaald kantoorwerk en zijn algemene regels is. Volgens de normen moet elk document worden vastgesteld. Bovendien staat dit journaal in de lijst met beheersdocumenten. En de afwezigheid in de organisatie kan problemen veroorzaken bij inspectie-instellingen.
Ervaren medewerkers van de personeelsafdeling beweren dat de aanwezigheid van een register van arbeidscontracten, waarvan een voorbeeld later zal worden gepresenteerd, werkdagen aanzienlijk vergemakkelijkt en u in staat stelt gegevens over werknemers te organiseren en bij te houden.
vulling
Het is niet wettelijk geregeld hoe een boekhoudkundig tijdschrift er precies uit zou moeten zien. In de meeste gevallen is de vorm van het arbeidscontractregister een normaal notitieboek. Het belangrijkste is dat de dekking dicht is voor grotere exploitatie.
Op de titelpagina van het tijdschrift moet de naam van de organisatie, de naam van het tijdschrift en het begin van het onderhoud worden vermeld. Vervolgens worden op het eerste blad de personen vermeld die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van het boek. Als wordt aangenomen dat geautoriseerde personen kunnen veranderen, is het beter om informatie over hen op een ordelijke manier in te voeren:
- Nummer in orde.
- Gegevens van de werknemer.
- Titel van het bericht.
- De redenen waarom deze persoon wijzigingen in het dagboek kan aanbrengen.
- Handtekening van de werknemer.
Het invullen van het register van arbeidscontracten kan standaard worden genoemd. Alle informatie wordt ingevoerd in een tabel, het aantal kolommen waarin varieert afhankelijk van de wensen van de organisatie zelf. Gemiddeld kunnen er maximaal tien kolommen zijn. De tabel is als volgt ingevuld:
- Het serienummer van de documentregistratie.
- Datum van sluiting van het contract.
- Contractnummer.
- Gegevens van de werknemer.
- De naam van de functie of specialiteit.
- De naam van de afdeling of eenheid.
- De geldigheidsperiode van het contract.
- De aard van het werk.
- De aanwezigheid van aanvullende overeenkomsten.
- Speciale opmerkingen.
Optioneel kunt u een andere kolom invoeren, waar de werknemer naast de verstrekte informatie zal ondertekenen. Bovendien geeft de handtekening aan dat de werknemer een kopie van het contract heeft ontvangen.
Degenen die niet weten hoe het register van arbeidscontracten eruit ziet, kunnen het voorbeelddocument in de onderstaande foto bekijken.
Papieren versie
Ondanks het feit dat het tijdperk van computertechnologie vandaag bloeit, houden bijna alle bedrijven een papieren versie van het registratiedagboek bij.
Ten eerste moet dit document worden genaaid, genummerd en gecertificeerd door het hoofd van de organisatie. Ten tweede zorgt de personeelsafdeling ervoor dat het veel handiger is om zo'n dagboek bij te houden. En ten derde moeten in het journaal handtekeningen van werknemers staan, waarin wordt aangegeven dat zij akkoord gaan met de gespecificeerde informatie.
Elektronische versie
De elektronische vorm van registratie van arbeidscontracten heeft zowel voor- als nadelen. Ongetwijfeld zijn elektronische documenten erg handig in gebruik. Stapels mappen en papieren rommelig het bureau en de schappen niet, omdat alles op een computer wordt opgeslagen. Maar in de elektronische versie kunt u de handtekening van de werknemer niet in het document krijgen en gebeurt het heel vaak dat computers uitvallen en alle informatie eenvoudig kan verdwijnen.
Daarom zijn veel personeelsmanagers, als ze een elektronisch dagboek bijhouden, alleen als een back-upversie van papieren media.
Ze maken meestal een elektronische versie in Excel-formaat. Deze tabel heeft veel functies en is gemakkelijk in te vullen. Het elektronische formaat van het magazine is:
- controle over de opslag van informatie;
- geheimhouding van informatie;
- onmiddellijke vorming van kopieën van bestellingen en certificaten;
- Direct zoeken naar de benodigde documenten.
Bovendien kunt u afzonderlijk een logboek van extra bijhouden. overeenkomsten met arbeidsovereenkomsten. Maar soms is het lastig om in verschillende documenten naar informatie over een medewerker te zoeken. Het is beter als deze informatie wordt gemarkeerd als een afzonderlijke kolom in een gemeenschappelijk document.
kenmerken
Er zijn enkele functies die u het beste kunt bewaren tijdens het loggen. Dit kan omvatten:
- Het register van overeenkomsten voor arbeidsovereenkomsten en de contracten zelf kunnen elk jaar opnieuw worden gestart. Dit geldt met name voor grote ondernemingen, waar veel documenten zijn.
- Als de bevoegde persoon een fout heeft gemaakt bij het invoeren van de informatie, worden hiervoor geen boetes opgelegd.
- Een dergelijk document moet minimaal 75 jaar worden bewaard.
- Nadat het logboek is beëindigd, moet het worden geflitst en genummerd. Plaats vervolgens het zegel en verzend het naar het archief van documenten, waar het daadwerkelijk wordt opgeslagen.
- Als een contract voor bepaalde tijd in de categorie onbeperkt valt, moet dit feit worden vastgelegd. Vervolgens wordt het contract opnieuw geregistreerd of een overeenkomstige notitie in het journaal gemaakt.
- De leider moet het registratiedagboek certificeren door zijn handtekening op de achterkant van de notebook te plaatsen.
Wie houdt een tijdschrift bij
Zoals we al hebben ontdekt, is het contractboekhoudingsjournaal een document dat de aanwezigheid van belangrijke documenten in een organisatie bevestigt.
Volgens de regels worden dergelijke documenten ingevuld en onderhouden door bevoegde personen. In de kern zijn dit HR-medewerkers of HR-managers. Ze zijn verantwoordelijk voor verschillende controles, dat wil zeggen de volledige informatievoorziening over werknemers.
Dezelfde werknemers dragen ook de verantwoordelijkheid voor de originelen van alle contracten en aanvullende overeenkomsten met hen. Start deze documenten volgens de volgorde van de werkgever.
De volgorde bepaalt:
- type houtkap (papier of elektronisch);
- werknemer die verantwoordelijk is voor het loggen;
- registratie dagboek formulier.
Eerder werd een register van arbeidscontracten ingediend (voorbeelddocument). Nu kunt u in de onderstaande foto zien hoe het tijdschrift voor het registreren van aanvullende overeenkomsten bij de contracten eruitziet.
veranderingen
Eerder werd gezegd dat met een klein toezicht de werknemer geen speciale verantwoordelijkheid of sancties draagt. Maar toch moet u het dagboek zorgvuldig invullen.
Het is ten strengste verboden om wijzigingen aan te brengen, ongeacht het type document. Als een geautoriseerde medewerker een ernstige fout maakt, moet het journaal worden gesloten. Dit betekent dat op de laatste pagina van het boek de reden voor de sluiting wordt aangegeven. Verder moet het probleem worden gemeld aan het hoofd van het bedrijf. Om een nieuw boekhoudjournaal te starten, moet u een bestelling plaatsen.
Wat betreft de aanvullende wijzigingen die betrekking hebben op een bepaalde werknemer, omvatten deze:
- verwijdering uit zijn functie;
- verandering van arbeidsomstandigheden;
- overplaatsing van een medewerker naar een andere afdeling, divisie of positieverandering van een medewerker.
Voor dergelijke informatie wordt een afzonderlijk boek voor aanvullende overeenkomsten gemaakt of een afzonderlijke kolom in het contractregistratiejournaal.
Het is belangrijk om te onthouden dat een dergelijk dagboek vooral belangrijk is voor een werknemer die informatie over werknemers bijhoudt.
Dankzij dit document kunt u eenvoudig informatie vinden in die tijdschriften die al lang naar het archief zijn overgebracht. En het tijdschrift wordt ook beschouwd als een wettelijke bevestiging van het bestaan van al die arbeidscontracten die worden gesloten met werknemers die hun activiteiten in de onderneming uitvoeren.