Veel zakenmensen weten niet wat EGAIS is en waarom het nodig is. Op dit moment is het Unified State Automated Information System een verplicht hulpmiddel waarmee verkopers of producenten van alcoholhoudende dranken op het grondgebied van de Russische Federatie moeten communiceren. Het is om deze reden dat het belangrijk is voor alle vertegenwoordigers van dit bedrijf om erachter te komen wat EGAIS is en waarvoor het wordt gebruikt.
Waarom is het nodig?
De moderne praktijk suggereert dat ongeveer 30% van het totale volume alcohol in Rusland illegaal wordt geproduceerd, dat wil zeggen dat elke derde fles alcoholische dranken een namaakproduct is. Natuurlijk is de invoering van controle in een dergelijke omgeving verplicht, maar in feite voor ondernemers die momenteel niet eens weten wat EGAIS is, is dit een extra stress.
Als u de eigenaar bent van een winkel die actief is in Rusland, moet u in dit geval in gedachten houden dat u vanaf 01/01/16 informatie volledig moet overdragen naar het geautomatiseerde informatiesysteem van de staat voor alle inkoopactiviteiten van alcohol, zelfs als als je alleen bier verkoopt in de detailhandel. In juli treedt de vereiste in werking dat het ook noodzakelijk is om gedetailleerde rapporten over detailhandelsverkopen te maken en via dit systeem moet elke afzonderlijke verkoopeenheid worden uitgevoerd.
Hoe werkt dit systeem in de detailhandel?
Om te begrijpen hoe EGAIS werkt, moet u de interactie met dit systeem in verschillende fasen overwegen. De stappen zijn als volgt:
- aanbod;
- verkoop;
- na verkoop;
- gevallen van falen.
levering
Wat is EGAIS, moet u begrijpen vanaf het begin van het plaatsen van een bestelling. Wanneer u alcoholische dranken van leveranciers ontvangt, moet u een gedetailleerde afstemming uitvoeren van het werkelijke aantal flessen met de elektronische of papieren factuur die aan u is verstrekt. U kunt het feit bevestigen dat u via dit systeem koopt met behulp van het document dat u via e-mail van het informatiesysteem ontvangt en op de computer moet er een gespecialiseerd programma voor goederenboekhouding zijn dat het werken met EGAIS ondersteunt. Verkoopt u bier of andere alcoholische dranken, in dit geval doet het er niet toe.
Als de gegevens samenkomen, accepteert u in dit geval de factuur die door de leverancier is opgesteld en wordt het feit van de aankoop definitief bevestigd in EGAIS. Als sommige goederen beschadigde merken hebben, kan de vrachtbrief in dit geval volledig worden afgewezen of wordt het bijbehorende certificaat van discrepantie eenvoudig opgesteld.
Stel dat alles goed is verlopen en u het feit van de aankoop bij EGAIS hebt bevestigd. Bier en andere dranken zijn gekocht en nu moeten alle gegevens over verhandelbare producten worden gedownload in het geldprogramma, dat ook op een computer in de detailhandel moet worden geïnstalleerd in overeenstemming met de basisvereisten van EGAIS.
Aangenomen wordt dat vervolgens op elke fles met alcohol een speciaal merkteken zal worden aangebracht waarop een tweedimensionale barcode met de markering Micro PDF417 wordt aangebracht. Deze barcode bevat basisinformatie over de licentie en de fabrikant en geeft ook de belangrijkste kenmerken van het product aan.
Te koop
Nadat de flessen al volledig op de planken zijn geplaatst, begint de handel.Retail heeft ook een directe relatie met EGAIS, dus u moet gegevens in alle fasen bijhouden.
De koper selecteert het gewenste product en is klaar om de kosten te betalen. Daarna leest de kassier de informatie in de streepjescode volledig in met behulp van een 2D-scanner en worden de goederen in de cheque geslagen. Tegelijkertijd genereert het kassa-programma een XML-bestand dat naar de Universal Transport Module wordt verzonden. Dit is een speciale applicatie die informatie uitwisselt met de Rosalkogolregulirovanie-server. Daar wordt een bonnetje gemaakt waarin een barcode en digitale handtekening van de winkel aanwezig zijn, een bevestiging wordt verzonden naar de kassier, waarna de cheque kan worden gesloten. De implementatie van elke afzonderlijke doos of fles alcoholische dranken wordt dus online gemarkeerd via EGAIS. Alcohol wordt door de staat gecontroleerd via dit systeem, beginnend in 2016.
Na verkoop
Samen met de gekochte goederen moet de koper een cheque van de kassier ontvangen en hij moet niet standaard zijn, maar uitgerust met een tweedimensionale barcode. Deze code bevestigt dat het feit van de verkoop van goederen is vastgelegd in EGAIS. Alcohol kan in absoluut elke hoeveelheid worden verkocht, maar tegelijkertijd wordt slechts één code aangegeven op de cheque. Nu kan de koper de authenticiteit van de gekochte alcohol al onafhankelijk verifiëren door deze code met zijn mobiele telefoon te lezen, als deze in een dergelijke functie voorziet.
Veel deskundigen zeggen dat als de procedure voor een dergelijke verkoop van alcoholproducten correct wordt uitgevoerd, het in feite zelfs geen zin heeft om zelf een barcodecontrole uit te voeren. Wanneer de code niet kan worden gelezen door de scanner bij het afrekenen, zal het systeem automatisch een poging tot implementatie registreren nagemaakte alcohol en dienovereenkomstig zal het volledig door EGAIS worden geblokkeerd. Retail werkt zo met dit systeem.
storing
Als het internet in de winkel plotseling is verdwenen, kunnen na verloop van tijd alcoholische dranken worden verkocht, omdat het programma de gegevens over de verkoop volledig zal opslaan. Nadat het netwerk is hersteld, verzendt het hulpprogramma alle ontvangen gegevens via het Unified State Automated Information System. In dit geval wordt alcohol normaal verkocht en worden cheques gesloten. Momenteel is werken in deze modus maximaal drie dagen toegestaan en als het tijdens deze periode niet mogelijk is om alle aanwezige problemen met alcohol weg te werken, dan is het in dit geval nodig om de verkoop van alcoholische dranken op te schorten.
Populaire vragen
Ondanks het feit dat de instructie een vrij grote hoeveelheid noodzakelijke informatie voor het EGAIS-systeem bevat, blijven sommige problemen voor velen onopgelost.
Allereerst begrijpen velen niet of het noodzakelijk is om elke inkomende fles constant te scannen tijdens het ontvangen van goederen van de leverancier. In feite is het niet nodig om de goederen op de een of andere manier te scannen nadat ze zijn ontvangen. Acceptatie en samenwerking met leveranciers worden uitgevoerd in het kader van elektronisch documentbeheer in batches per volumeparameters.
Ook begrijpen velen niet hoe de saldi tussen verschillende winkels kunnen worden verplaatst, maar het is moeilijk om een duidelijk antwoord op deze vraag te geven. In overeenstemming met de officiële positie van FS RAR is elke verplaatsing tussen afzonderlijke divisies, evenals vanuit het centrale kantoor of magazijn, alleen toegestaan als de winkel een groothandelsvergunning heeft. Maar als we dit probleem vanuit een technisch oogpunt beschouwen, biedt UTM de mogelijkheid om reisfacturen op te stellen, en dit is niet in tegenspraak met de regels die zijn opgenomen in de UGAIS-instructie.
De voor de hand liggende vraag is onder andere of de introductie van dit systeem alkodeclair is geannuleerd, maar op dit moment is dit systeem nog steeds volledig operationeel en werkt het dus zelfs vóór 2018. Nadat het EGAIS-systeem normaal begint te werken bij alle ondernemingen die betrokken zijn bij de verkoop van alcoholproducten, wordt de standaardverklaring geannuleerd.
Algemene voorwaarden
Vanaf 1 januari 2016 moet elk bedrijf dat zich bezighoudt met de detailhandel in alcoholische dranken noodzakelijkerwijs elk feit registreren bij de aankoop van dit product. Het EGAIS-systeem zal dus niet alleen in stedelijke, maar ook in landelijke winkels worden gebruikt. Een andere tamelijk belangrijke datum is 1 juli van hetzelfde jaar, omdat vanaf deze datum alle bedrijven, naast directe rapportage over aankopen, zich ook zullen moeten committeren via EGAIS en eventuele detailhandelsverkopen.
Het is vermeldenswaard dat het management van Rosalkogolregulirovanie enige verlichting heeft gegeven aan retailers en leveranciers, die geldig zijn tot april 2016. Dit betekent niet dat het Unified State Automated Information System niet op tijd moet worden geïnstalleerd, maar de Federale Dienst zei dat ze begrijpen dat gebruikers in het begin van het gebruik van dit systeem in eerste instantie verschillende problemen kunnen ondervinden, en daarom als iemand dan zullen er overtredingen verschijnen, hiervoor zullen er geen zware straffen zijn.
In dit geval vroegen velen zich af of ze op 1 januari direct verbinding met dit systeem zouden maken, als het daarna niet de bedoeling is om lange tijd alcoholproducten te kopen. In deze situatie kunt u zich inderdaad iets later registreren, maar als u de goederen moet afschrijven of terugsturen naar de leverancier, moet tijdens deze bewerkingen het Unified State Automated Information System al worden gebruikt.
Als u nog steeds goederen heeft die vóór 1 januari zijn gekocht, hoeft u ze niet in evenwicht te brengen, dat wil zeggen dat u zonder zorgen volledig aan de verkoop kunt deelnemen. Maar in het geval dat u een factuur voor een retour aan de leverancier of afschrijving van deze producten moet uitgeven, kunnen al deze bewerkingen alleen worden uitgevoerd na de registratie in EGAIS, en hiervoor moet al rekening worden gehouden met dergelijke producten.
Nieuwe regels voor de verkoop van bier in 2016
Particuliere ondernemers die bier verkopen en verschillende bier drankjes evenals cider, mede en poir, in overeenstemming met de nieuwe regels die sinds 2016 van kracht zijn, moeten een dergelijke procedure als registratie in EGAIS implementeren. Daarna wordt alle informatie over de aanbesteding naar dit systeem overgedragen. De overgrote meerderheid van alcoholwinkels moet dit vanaf 1 januari doen. Het vaststellen van andere feiten over bierverkoop in 2016 is niet voorzien in de nieuwe regels.
Is EGAIS vereist in de openbare catering?
Gezien de verduidelijkingen van de officiële autoriteiten, is het antwoord op de vraag of EGAIS vereist is in de openbare catering ook vrij relevant. Horecabedrijven die alcoholische dranken verkopen, moeten de aankoop van dergelijke producten registreren in het EGAIS-systeem. Tegelijkertijd wordt niet voorzien in de verkoop van dergelijke dranken in restaurants en cafés.
Vrijstelling van dit systeem
Het is de moeite waard om enkele regels op te merken, volgens welke sommige bedrijven die alcoholische dranken verkopen, tijdelijk zijn vrijgesteld van registratie bij EGAIS.
Allereerst wordt in deze wet verlichting geboden voor bedrijven wiens werk wordt uitgevoerd op de Krim en Sebastopol.Dit geldt met name voor organisaties die betrokken zijn bij de detailhandel in alcohol, evenals voor individuele ondernemers die bier en verschillende alcoholvrije dranken verkopen in de detailhandel. In stedelijke nederzettingen zou het begin van de registratie van feiten over de verwerving van alcohol in EGAIS moeten beginnen vanaf begin 2017. Als we het hebben over landelijke nederzettingen, moet de registratie voor hen in EGAIS nog later worden uitgevoerd - vanaf 1 januari 2018.
Verschillende particuliere alcoholorganisaties die actief zijn op het platteland met een bevolking van maximaal drieduizend mensen, waar momenteel geen volledig internet beschikbaar is in winkels, behoren tot de categorie van bedrijven die geen alcoholhoudende producten moeten registreren om de verkoop te regelen, en in dit geval er is een vertraging tot 1 juli 2017. Als we het hebben over aanbestedingen, dan zijn er in dit geval in principe geen vertragingen voor landelijke nederzettingen.
Naast het feit dat aanbestedingen bij EGAIS moeten worden geregistreerd, zijn zelfs niet alle landelijke nederzettingen vrijgesteld van het vaststellen van verkopen. De lijst met nederzettingen waarvoor dergelijke uitstel zal worden verleend, wordt rechtstreeks goedgekeurd door het onderwerp van de federatie.
Er zijn ook verschillende categorieën bedrijven die zijn vrijgesteld van de noodzaak om EGAIS aan te sluiten:
- fabrikanten van bierdranken, cider, bier, poire of mede, die jaarlijks niet meer dan 300.000 decaliter produceren;
- producenten van champagne of wijn gemaakt van hun eigen druiven;
- wat betreft het vaststellen van de verkoop, is de noodzaak om verbinding te maken met EGAIS niet voorzien voor individuele ondernemers die de alcoholarme dranken verkopen in de detailhandel, evenals voor cateringorganisaties, dat wil zeggen restaurants en cafés.
Ook belangrijk is het feit dat er momenteel helemaal geen wettelijke ondersteuning is voor de legale internethandel in alcohol, maar regelgevende autoriteiten zeggen dat deze kwestie actief wordt overwogen. Tot dusverre wordt ervan uitgegaan dat toekomstige wetgeving die al deze processen regelt beperkingen oplegt op het tijdstip van verkoop en op de leeftijd van kopers.
logging
Sinds 2016 is het bijhouden van een dergelijk tijdschrift ook verplicht. Het moet het nummer, de barcode, de productnaam en de code, de datum van verkoop, evenals de hoeveelheid en capaciteit in liters bevatten. Gegevens die informatie verstrekken over de kenmerken van de levering van alcohol worden niet in een dergelijk dagboek weergegeven. De vorm van zijn gedrag is goedgekeurd in de volgorde van "Rosalkogolregulirovanie".
Het document kan in elektronische of papieren vorm worden bewaard. Op voorwaarde dat u rechtstreeks verbonden bent met EGAIS, kunnen de vereisten voor het bijhouden van een dergelijk dagboek als volledig geïmplementeerd worden beschouwd, maar er zijn ook bepaalde subtiliteiten. Vaststelling van de detailhandel in alcoholhoudende dranken in EGAIS wordt pas verplicht in juli 2016, en het tijdschrift wordt sinds januari onderhouden, dat wil zeggen dat het noodzakelijk is om de verkoop gedurende zes maanden afzonderlijk te registreren. Maar vandaag de dag is er een vrij groot aantal gespecialiseerde diensten die mogelijkheden bieden voor de implementatie van vereisten voor het bijhouden van een boekhoudkundig journaal.
In verband met al deze functies, is het raadzaam om nu de bedieningsregels van dit systeem te bestuderen, zodat u later geen problemen zult ondervinden.