Persoonlijke assistent van het hoofd: taken en vereisten

De belangrijkste bron van elke organisatie zijn haar werknemers. Ze dragen bij aan de groei en welvaart van productie. Bevoegde bazen waarderen hun werknemers. Naast andere belangrijke functies valt vooral de assistent-manager op. Taken en het belang daarvan is moeilijk te overschatten. Dit is de rechterhand en hoofdadviseur, organisator van evenementen en coördinator van de vergadering. Zonder een goede assistent zal het voor een topmanager erg moeilijk zijn om een ​​onderneming te leiden.

Onderscheidende kenmerken en bijzonderheden van de assistent

Er is geen dergelijke positie die zo tegenstrijdig en dubbelzinnig zou zijn in termen van vereisten als assistent-manager. De verantwoordelijkheden van werknemers die zich bezighouden met dit soort activiteiten omvatten nogal wat punten. Bovendien worden persoonlijke assistenten vaak verward met secretaresses of officemanagers. Hoewel ze vergelijkbaar zijn, zijn ze verschillende soorten activiteiten.

Functionele taken van de assistent-manager:

• Zorgen voor de werkdag van de baas - planning, vergaderingen, documenten ondertekenen en zakenreizen;
• een comfortabele werkplek bieden voor een topmanager - zorgen voor het microklimaat, de netheid en het comfort van de kamer;
• werken met documenten van het hoofd, in het bijzonder met inkomende brieven en oproepen;
• zorgen voor het psychologische comfort van superieuren;
• eerste onderhandelingen;
• vertaling;
• het leveren van leiderschap briefpapier, etc.

Deze lijst is veel breder dan secretariële en administratieve taken. De specifieke kenmerken van de werknemer in de functie van "persoonlijke assistent aan het hoofd", de verantwoordelijkheden en nuances van de activiteit zullen echter verschillen voor verschillende werkgevers.

Het komt voor dat dit voornamelijk secretarieel werk is. Of de assistent houdt zich exclusief bezig met het comfort en de orde van de baas. Sommige assistenten zijn volwaardige afgevaardigden en hebben ondergeschikten van hun werknemers.

De professionele vragen van de werkgever naar de kandidaat voor de functie van “assistent-manager”, taken en vereisten voor onderwijs

De vereisten voor basisonderwijs en werkervaring kunnen variëren, afhankelijk van de perceptie van het management. Meestal wordt deze vacature als een startcarrière beschouwd. Een serieuze topmanager zal zichzelf echter als assistenten voor een persoon met een bepaalde professionele en levenservaring zoeken.

De minimumvereiste is secundair onderwijs met betrekking tot administratie of jurisprudentie. Bovendien verwachten werkgevers de volgende professionele kwaliteiten van sollicitanten:

• mogelijkheid om in alle kantoorprogramma's te werken;
• hoge snelheid afdrukken;
• geletterdheid;
• kennis van ten minste één vreemde taal, meestal Engels;
• kennis van de basisprincipes van programmeren en niet-standaard computerprogramma's;
• vermogen om papierwerk en correspondentie uit te voeren in overeenstemming met wettelijke vereisten;
• kennis van de basisprincipes van de huidige wetgeving;
• bekwame, afgesproken speech.

Dit zijn de minimumvereisten voor de aanvrager voor de functie van 'persoonlijke assistent van het hoofd'. Verantwoordelijkheden kunnen ook worden aangevuld, afhankelijk van de reikwijdte van de organisatie. Bij sommige ondernemingen is profiel of aanverwante opleiding een voorwaarde voor toelating tot dergelijk werk. Bovendien wordt extra zakelijk onderwijs of permanente educatiecursussen als een groot pluspunt beschouwd.

Assistent Persoonlijke attributen

Naast professioneel worden een aantal persoonlijke vereisten aan de assistent-managers gepresenteerd.De specifieke kenmerken van de functie "assistent-manager", taken en functies vereisen een speciaal karaktermagazijn.

Allereerst is het:

• stressbestendigheid - een assistent moet immers vaak eerst de woede van zijn bazen nemen en luisteren naar de ontevredenheid van zijn ondergeschikten;
• multitasking - het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren is de meest waardevolle eigenschap van een goede assistent;
• positief denken - zonder deze karaktereigenschap zal de assistent-manager geen extra verantwoordelijkheden op zich nemen, omdat zijn activiteiten vaak verder gaan dan standaard zakelijke samenwerking;
• hoog leervermogen - de wens om nieuwe dingen te leren en een goed begrip van de workflow te krijgen, moet aanwezig zijn in elke goede assistent.

Dit zijn slechts de basis, basis karaktereigenschappen die nodig zijn voor elke assistent-manager voor een succesvolle professionele carrière. Maar de belangrijkste persoonlijke vereiste - het temperament en het gedrag van de baas en de assistent moeten niet dissoneren, maar idealiter elkaar aanvullen.

Algemene verantwoordelijkheden

De assistent werkt rechtstreeks met het management van de organisatie en voert zowel persoonlijke taken als professionele taken uit. Ze omvatten meestal:

• uitvoeren van kantoorwerk van het hoofd, en in sommige gevallen de hele organisatie. Bij individuele ondernemingen beheren assistenten het secretariaat van de organisatie;
• management coördinatie. Plan zakelijke bijeenkomsten, herinner meerderen aan evenementen en activiteiten van verschillende aard;
• correspondentie voeren namens de organisatie;
• ontvangst en herdistributie van inkomende telefoontjes;
• het hoofd op verzoek voorzien van alle nodige informatie.

Extra verantwoordelijkheden van de assistent voor het hoofd van de organisatie

Een persoonlijke assistent van het hoofd met extra verantwoordelijkheden en functies is de meest voorkomende vacature voor dit werkterrein. Meestal is het management op zoek naar een tamelijk diverse werknemer, in staat om verantwoordelijkheden uit te breiden.

De meest voorkomende extra verantwoordelijkheden zijn:

• vertaling vanuit een vreemde taal, ook tijdens onderhandelingen. Niet altijd kan het management externe werknemers volledig vertrouwen, en kennis van ten minste Engels zal hier zeer nuttig zijn;
• de organisatie van reizen van het hoofd en begeleiding bij reizen. Een dergelijke activiteit veronderstelt dat de assistent zorgt voor alle huishoudelijke momenten: verhuizen, een taxi bestellen en hotel, catering en papierwerk;
• leidinggevenden begeleiden naar protocolgebeurtenissen;
• huishoudelijke diensten.

Deze lijst is verre van volledig. Meestal is het vrij moeilijk om ondubbelzinnig de vraag te beantwoorden wat is de verantwoordelijkheid van een assistent-manager? Deze activiteit is zeer divers. Elke baas stelt zijn eigen eisen, het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat ze allemaal binnen de wet vallen.

Persoonlijke assistent-modus

Een van de belangrijkste kenmerken van deze activiteit is de afhankelijkheid van de werktijden van de werknemer van het management. Natuurlijk is normatief een werkdag van acht uur voorgeschreven. In feite vergelijken de assistenten hun regime met de bazen.

Deze 'vervaging' van de werktijd en de noodzaak om altijd contact te houden met het management, maakt afgestudeerden van deze vacatures vaak bang. Eigenlijk hoef je niet meer te werken dan op een andere plaats. Het is gewoon dat de tijd van rust en werk onstabiel wordt.

Functiebeschrijving Assistent-manager

De structuur van de functie "assistent-manager", taken, vereisten voor opleiding en werkervaring moeten in de functiebeschrijving worden vastgelegd. Dit is een document dat transparantie van managementvereisten en eenvoudige controle over de uitvoering van taken van werknemers biedt.

De functiebeschrijving is normatief en bindend.Dit document beschrijft alle subtiliteiten van het werk van een assistent-manager. Dit is praktisch een gids voor actie. Het document bevat niet alleen plichten, maar ook rechten, verantwoordelijkheden en kenmerken van de oplossing van arbeidsconflicten.

In verband met de specifieke kenmerken van de activiteiten van de assistent-manager moet de voorbereiding van zijn functiebeschrijving met speciale aandacht worden behandeld. Zorg ervoor dat u de functies van het werk voorschrijft, de nuances van het organiseren van de tijd van werk en rust, compensatie voor verwerking.

Het is noodzakelijk om de functiebeschrijving van de assistent te onderscheiden van hetzelfde document voor de positie van “assistent projectmanager. " De taken van deze laatste zijn vaak tijdelijk, net als het werk zelf.

Bovendien moet de functiebeschrijving duidelijk de naam van de functie vermelden. Meestal duidt dit op “secretaresse”, “secretaris-referent”, “richtingmanager”. Zorg ervoor dat deze invoer consistent is met de huidige voorschriften en up-to-date is.

Wat aan te geven in het cv van de uitvoerend assistent

De functie van persoonlijk assistent is een goede start voor een afgestudeerde carrière. Zo kunt u uw eerste baan krijgen en onvergelijkbare professionele ervaring opdoen. Voor werkzoekenden met ervaring kan deze vacature echter interessant lijken. Vooral als u van plan bent de reikwijdte van de activiteit te wijzigen.

De belangrijkste verantwoordelijkheden van een assistent-manager kennen, is het niet moeilijk om een ​​cv te schrijven. In dit document wordt ervan uitgegaan dat u het theoretische gedeelte van de vraag hebt gelezen en klaar bent om aan het werk te gaan. Bestudeer de vereisten voor de aanvrager zorgvuldig en begin met het schrijven van de tekst.

Gegevens die moeten worden vermeld in de cv voor de vacature “assistent” of “persoonlijke assistent van het hoofd”:

1. De volledige naam van de achternaam en patroniem, in de cv voor een buitenlands bedrijf, alleen de eerste twee zijn toegestaan.
2. Burgerlijke staat. Dit is een verplicht punt - de functie van assistent veronderstelt vaak onregelmatige werktijden. Men moet er zeker van zijn dat een dergelijk schema de gezinsverantwoordelijkheden niet nadelig beïnvloedt.
3. Onderwijs. Aangegeven in chronologische volgorde. Als je nog steeds studeert, controleer dan hoe lang het duurt om te voltooien. Vaak nemen werkgevers als laatste assistent studenten van de laatste cursussen, gevolgd door loopbaanontwikkeling. Geef hier ook de kennis van een vreemde taal en het vaardigheidsniveau daarin aan.
4. Werkervaring. Duid aan vanaf de laatste. Als dit nog niet is gebeurd, maak dan een lijst van uw vrijwilligersprojecten, deelname aan gemeenschapsactiviteiten of professionele organisaties, trainingspraktijken en andere geschikte activiteiten. Als je niets kunt bieden, neem dan een karakterisering op de afstudeerafdeling en schrijf dat je klaar bent om het te verstrekken.
5. Persoonlijke kenmerken. Geef jezelf de meest waarheidsgetrouwe beoordeling. Beschrijf het karakter in termen van klassieke psychologie en let op je sterke en zwakke punten.
6. Aanvullende informatie Hier moet u vermelden waarom de werkgever u moet kiezen uit andere sollicitanten. Zorg er daarnaast voor dat u extra vaardigheden aangeeft, zoals het hebben van een rijbewijs. Zelfs op dit punt zal het nuttig zijn om te schrijven over de beschikbaarheid van extra onderwijs, permanente educatie cursussen, bedrijfsonderwijs.
7. Contacten. Laat zoveel mogelijk manieren om contact met u op te nemen: mobiele telefoon en telefoon thuis, e-mailadres, skype, link naar een pagina op een sociaal netwerk. Geef alleen actuele gegevens aan.

Een correct samengesteld cv blijft niet onopgemerkt door de werkgever.

Verantwoordelijkheden van het assistent-hoofd van de eenheid

Werkzoekenden zijn doorgaans op zoek naar een baan als personal assistant manager. Maar het is gemakkelijker om promotie te maken in deze carrière-niche, met de functie van "assistent-manager verkoopafdeling. " De taken van deze medewerker zijn niet zo omvangrijk, maar de ervaring en vooruitzichten zijn onvergelijkbaar groter.

Het belangrijkste verschil tussen assistent-managers van afdelingen in hun specifiekere en nauwer gerichte activiteiten. Ze voeren werkzaamheden uit die verband houden met een specifiek productie- of managementgebied. Deze ervaring is van onschatbare waarde voor verdere loopbaanontwikkeling.

De taken van de assistent van het hoofd van de eenheid omvatten allemaal dezelfde taken als die van het hoofd van de onderneming. Maar er is een speciale specificiteit:

• de noodzaak om de essentie van het productie-, beheer- of handelsproces van de eenheid grondig te kennen;
• contact met assistenten van andere afdelingen en een assistent van de algemeen directeur;
• bewaar specifieke documentatie van het apparaat.

Carrièremogelijkheden van een persoonlijke assistent

Jongeren zien dit bericht als een start van hun carrière. U moet echter onderscheiden wat voor soort promotie u wilt. Horizontaal of verticaal? Bij deze onderneming, of is dit slechts de startlijn in een toekomstige cv? De strategie voor verdere acties hangt af van de antwoorden op deze vragen.

Het management waardeert goede assistenten en dit is helaas slecht voor hun carrièregroei. De baas wil de ideale werknemer niet loslaten, stemt ermee in zijn salaris te verhogen en geeft extra voordelen - dit is een optie voor een horizontale carrière. Meest voorkomend onder persoonlijke assistenten.

De gemakkelijkste manier is om de carrièreladder in een bepaalde organisatie te beklimmen vanuit de functie van assistent-hoofd van de eenheid. Dergelijke posities worden vaak ingenomen met het vooruitzicht de werknemer beter te leren kennen en te trainen. Als je een verticale carrière wilt, dan is dit jouw manier.

De functie van assistent-manager is niet zichtbaar voor het oog van buitenaf, maar zeer belangrijk voor de organisatie. Een competente assistent is in staat om de efficiëntie van de bazen te verbeteren en daarmee de onderneming meer winst te bezorgen.