Unabhängig von der Rechtsform und der Anzahl der Beschäftigten (auch wenn es sich um Einzelunternehmer handelt) werden in nahezu jeder Organisation im Verlauf ihrer Tätigkeit eine Vielzahl von Geschäftspapieren, Briefen, Steuerberichten und anderen Informationen in elektronischen Medien gesammelt. Fast alle Unternehmen, die mehr oder weniger lange tätig waren, sehen sich früher oder später mit der Notwendigkeit konfrontiert, ihre Archive zu systematisieren.
Einige der Dokumente müssen aufbewahrt werden, andere müssen vernichtet werden. Aber wie lang sind die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsbelege, nach denen sie sicher entsorgt werden können? In der Tat lässt sich unser Rechtsrahmen nur selten auf die Verletzung solcher Bedingungen herablassen, und daher ist es notwendig, sie zu kennen.
Dieser Artikel befasst sich mit der Offenlegung dieses Problems.
Wie zu sein
Es sollte beachtet werden, dass viele Dokumente mindestens 75 Jahre aufbewahrt werden sollen, und es wird generell dringend empfohlen, einige Kategorien der Berichterstattung nicht während der gesamten Arbeit des Unternehmens zu berühren. Wie zu sein Schließlich möchte ich das Gesetz uneingeschränkt einhalten, gleichzeitig aber nicht das Leben der für die Archivierung verantwortlichen Mitarbeiter verkomplizieren!
Bevor wir diese Frage beantworten, machen wir uns mit den wichtigsten regulatorischen Dokumenten vertraut, in denen die grundlegenden Anforderungen festgelegt sind, die die Haltbarkeit von Rechnungslegungsdokumenten aller Unternehmen berücksichtigen, unabhängig von ihrer Rechtsform, Größe und Tätigkeitsrichtung.
Normative Regelung der Aufbewahrung von Dokumenten
Sehen wir uns die wichtigsten Dokumente zur Regulierung an, die die Archivierung in Organisationen regeln.
Erstens das Bundesgesetz vom November 2004 Nr. 125-FZ. Dies ist ein allgemeines Dokument, das die Archivierung in unserem Land vollständig regelt. So sprechen seine Bestimmungen über die Organisation des Prozesses der Aufbewahrung aller Produktions- und Buchhaltungsunterlagen, über die Methoden des Erwerbs und der Verwendung von Archiven. Darüber hinaus werden die Interaktionsprozesse zwischen Archivinstitutionen und den Bürgern, die die dort gespeicherten Informationen nutzen möchten, gesetzlich verankert.
Natürlich spielen die „Grundregeln für die Arbeit von Archivorganisationen“ eine große Rolle. Mit Beschluss des Bundesarchivs, der am 02.06.2002 verabschiedet wurde, wurden sie offiziell genehmigt und zur Verwendung empfohlen. Wir empfehlen dringend, sich mit diesem Dokument vertraut zu machen, um die Organisation der Archivabteilung in der Organisation zu beginnen, da es die wichtigsten und grundlegendsten Punkte dieser Art von Aktivität darstellt.
Andere Dokumente
Für die normale Aufbewahrung wichtiger Dokumente ist es außerdem erforderlich, die Liste der Standardarchivierungsdokumente zu kennen, die im Verlauf der Arbeitstätigkeit eines Unternehmens erstellt werden. Dort werden die Aufbewahrungsfristen der Buchhaltungsunterlagen angegeben, und dieses Dokument wurde bereits 2010 durch einen separaten Beschluss des Kulturministeriums der Russischen Föderation genehmigt. Die Dokumentennummer lautet N 558. Schon aus ihrem Namen geht hervor, dass sie eine Liste der wichtigsten Wertpapiere enthält, die sich aus der Geschäftstätigkeit oder anderen Tätigkeiten des Unternehmens ergeben.
Erbe der UdSSR
Die Verordnung über Dokumente, veröffentlicht vom Finanzministerium der UdSSR am 29. Juli 1983, Nr. 105, ist weiterhin relevant. Im Rahmen dieser Bestimmung werden sowohl die ursprünglichen Aufbewahrungsbedingungen für Dokumente als auch das Verfahren für deren Erstellung, Annahme und Verwendung festgelegt.
Aus der Abgabenordnung
Darüber hinaus finden Sie die relevanten Informationen in Artikel 23 des entsprechenden Dokuments. Daher gibt es im achten Artikel eine Klausel, in der die Aufbewahrungsfristen von Buchhaltungsbelegen, die zum Aufkommen und Zurückhalten von Steuern verwendet werden können, getrennt betrachtet werden. Hierzu zählen Wertpapiere, die den direkten Eingang von Einnahmen, Ausgaben sowie bereits zu Gunsten des Staates gezahlten Steuern bestätigen.
Schließlich sind solche Informationen im Bundesgesetz 29 (Nr. 402-402З vom 6. Dezember 2011) „Über die Rechnungslegung“ enthalten. Darin finden Sie die Aufbewahrungsfristen von Buchhaltungsbelegen in Organisationen für Handelsunternehmen.
Was soll wie lange aufbewahrt werden?
Es ist nicht verwunderlich, dass die Aufbewahrung typischer Rechnungslegungsunterlagen, die im Laufe der Tätigkeit einer Organisation erstellt werden (all dies ist in der oben genannten Liste aufgeführt), von besonderer Bedeutung ist. Typische Papiere sind gelagert: 1 Jahr, 5 Jahre, 75 Jahre. Einige Dokumente (Informationen zum Erhalt von Geldern in besonders großen Mengen) müssen dauerhaft aufbewahrt werden.
Speichergruppen
Professionelle Prüfer sagen, dass alle Dokumente, die Buchhaltungsunterlagen widerspiegeln, in vier Hauptgruppen unterteilt werden können. Hier ist eine Liste der Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsbelege:
- Papiere, die dauerhaft aufbewahrt werden sollten. Dazu gehören alle Jahresabschlüsse sowie alle Nachweise, die bei der Registrierung bei den Steuerbehörden erhoben wurden.
- Langzeitspeichergruppe (über 10 Jahre). Hierbei handelt es sich um Mitteilungen, Dokumente, die von Mitarbeitern mit Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten unterzeichnet wurden. Die Daten zum Thema selbst, die eine solche Einwilligung erteilt haben, sollten 75 Jahre lang verfügbar sein.
- Temporärer Typ. Es wird davon ausgegangen, dass Papiere dieser Gruppe einschließlich 10 Jahre gelagert werden sollten. Dazu gehören Rechnungen sowie Garantieerklärungen.
- Die vierte Sorte umfasst alle oben genannten Dokumente, die abgelaufen sind und daher entsorgt werden müssen.
Wichtige Nuancen
Wichtig! Sie müssen wissen, dass eine Verkürzung der Haltbarkeit strengstens untersagt ist, eine Verlängerung dieser Zeit jedoch zulässig ist. Dies gilt jedoch nur für Organisationen, die sehr spezifische Aktivitäten durchführen.
Die Haltbarkeit der Buchhaltungsunterlagen in LLC, die der Bevölkerung Finanzkredite gewähren, beginnt also bei 75 Jahren. In der Praxis weisen die Kontrollorganisationen darauf hin, dass solche Dokumente jederzeit verfügbar sein sollten, da sie im Falle von Ansprüchen (beispielsweise seitens der Erben) möglicherweise auch nach Ablauf dieser Frist erhoben werden müssen.
Daher ist die Organisation der Nomenklatur, die in einem bestimmten Unternehmen für die Organisation des Archivgeschäfts verwendet wird, von besonderer Bedeutung. Nun werden die grundlegenden Anforderungen betrachtet, die Inspektionsorganisationen an bestimmte Organisationen stellen, abhängig von ihrer Rechtsform des Eigentums.
Im Allgemeinen unterscheiden sie sich nicht in der Vielfalt, aber es gibt auch einige Nuancen. Sie hängen in der Regel von der Höhe der Einnahmen ab, die das Unternehmen erhält.
GMBH
Betrachten Sie zunächst LLC. Da der Umsatz solcher Unternehmen sehr hoch ist, sind die Anforderungen an sie höher. Erstens müssen alle Buchhaltungs- und Steuerberichte mindestens 75 Jahre aufbewahrt werden. Darüber hinaus kann die Haltbarkeit von Buchhaltungsunterlagen in der LLC in den oben bereits betrachteten Fällen auf unbestimmte Zeit verlängert werden.
Die Unterlagen für Abrechnungen mit Personal sollten während der gesamten Arbeit einer bestimmten Person in der Organisation und für mindestens 10 Jahre ab dem Datum seiner Entlassung aufbewahrt werden. Wenn der Mitarbeiter aus diesem Unternehmen ausscheidet, müssen die Dokumente dauerhaft aufbewahrt werden, da im Falle von Ansprüchen in Bezug auf die Höhe der Gebühren diese zuerst erhoben werden müssen.
Rechnungen, sonstige Belege über Abrechnungen mit Lieferanten und Kunden gehören zur dritten Gruppe und müssen daher einschließlich 10 Jahre aufbewahrt werden. Wie bereits gesagt, sollte der Jahresabschluss dauerhaft aufbewahrt werden.
Einzelunternehmer
Die Anforderungen für diese Kategorie von Unternehmen sind viel weniger streng, da die Anzahl der dort erstellten Dokumente viel geringer ist. Wie lange sind IP-Buchungsdokumente haltbar? Schauen wir uns dieses Problem genauer an. Erstens alle Zulassungsbescheinigungen, jährliche Berichterstattung an die Steuerbehörden. Diese Informationen sollten während der gesamten Lebensdauer eines bestimmten Unternehmens dauerhaft gespeichert werden.
Wenn ein Unternehmer jedoch keine Mitarbeiter hat und Aufzeichnungen nach einem vereinfachten Schema führt, enden alle Anforderungen dort. Selbstverständlich beträgt die Haltbarkeit von IP-Buchhaltungsunterlagen in diesem Fall 75 Jahre, da nur Jahresberichte darunter sind.
CJSC
Da die Tätigkeit solcher Unternehmen die Erzielung eines erheblichen Einkommens sowie die Abrechnung mit den Aktionären umfasst, sind die Anforderungen an die in diesem Fall gespeicherten Unterlagen am strengsten. In den meisten Fällen beträgt die Haltbarkeit von Buchhaltungsunterlagen in einem Unternehmen mindestens 75 Jahre. Es gibt jedoch Ausnahmen.
Selbstverständlich sollten alle Informationen über das genehmigte Kapital, das Einlagenvolumen, die Höhe des Gründungsanteils der Gründer laufend gespeichert werden. Die Liste der Dokumente, die auch für einen Zeitraum von 75 Jahren oder länger archiviert werden müssen, enthält Buchhaltungsdokumente, die von Steuerorganisationen verwendet werden können: Informationen zur Kapitalrendite, Abrechnungen mit Anteilseignern sowie elektronische Medien, für die Einkommensdaten verfügbar sind auf die Konten der Organisation von Fonds in besonders großen Beträgen.
Informationen zu Abrechnungen mit Personal werden ebenfalls 75 Jahre lang gespeichert. Andere Dokumente (Rechnungen, Garantieerklärungen) haben eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren.
Budget-Organisationen
Und in welchen Zeiträumen werden Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt? Budgetinstitution? Hierfür bestehen in der Regel keine besonderen Anforderungen. Es wird davon ausgegangen, dass 75 Jahre lang nur Informationen zu Jahresabschlüssen und Wertpapieren für Steuerbehörden aufbewahrt werden sollten. Alle anderen Dokumente werden bis einschließlich 10 Jahre aufbewahrt.
Wichtige Funktionen
Wenn Sie sich mit der Liste aller Gesetze und Vorschriften vertraut machen, die oben verfügbar sind, werden Sie überrascht sein: Die Standardhaltbarkeit von Buchhaltungsunterlagen überschreitet nicht fünf Jahre (Bundesgesetz Nr. 402)! Gleichzeitig schreiben wir in unserem Artikel über 10 Jahre. Wie kann das sein? Leider gibt es in diesem Fall eine mangelhafte Ausarbeitung des Rechtsrahmens, wenn die gesetzlichen Anforderungen den Realitäten zuwiderlaufen. Lassen Sie uns mit einem Beispiel veranschaulichen.
Wenn Sie selbst ein einfacher Einzelunternehmer sind, können Sie leicht auf eine Situation stoßen, in der die Steuerbehörde die Vorlage von Dokumenten verlangt, die bereits abgelaufen sind (gemäß den gesetzlichen Bestimmungen). Im Falle eines CJSC und einer LLC, deren Jahresumsatz Dutzende oder sogar Hunderte von Millionen Rubel übersteigen kann, kann das Fehlen auch einiger unwichtiger Wertpapiere erhebliche Probleme verursachen.
Beispielsweise werden häufig Papiere benötigt, die die Rechtmäßigkeit der Forderung bestätigen. Es ist kein Geheimnis, dass seine Laufzeit in der Praxis auf fast zehn Jahre geschätzt werden kann. Laut Gesetz können bereits zwei Sätze von Buchungsbelegen gleichzeitig vernichtet werden. Wenn das Unternehmen sie wirklich entsorgt, können hohe Kosten entstehen. Wie? Sehr einfach.
Wenn das Unternehmen die angeforderten Sicherheiten nicht zur Verfügung stellen kann, müssen Sie die Gewinnsteuer neu berechnen (obwohl sie möglicherweise überhaupt nicht existiert) und hohe Geldbußen zahlen.Vereinfacht gesagt sollte man sich bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen nicht so sehr an den (möglicherweise paradoxen) gesetzlichen Anforderungen orientieren, sondern an der tatsächlichen Bedeutung eines Dokuments für ein bestimmtes Unternehmen.
Natürlich sollte die Haltbarkeit der primären Buchhaltungsbelege in jedem Fall so lang wie möglich sein, aber auch viele Rechnungen müssen unter bestimmten Bedingungen länger als 15 Jahre im Archiv aufbewahrt werden. Wenn das Unternehmen Schuldner hat oder selbst jemandem etwas schuldet, müssen diese Papiere unbeschadet der Anforderungen des Bundesgesetzes und der Beschlüsse dauerhaft aufbewahrt werden.
Wie kann die Bedeutung von Buchhaltungsunterlagen für die Organisation ermittelt werden?
Wie kann man verstehen, welche Papiere bei der Lagerung als "vor dem Bedarf" gekennzeichnet werden müssen und was in Zukunft mit ihnen gemacht werden soll? In diesem Fall empfehlen professionelle Anwälte, den Wert der gespeicherten Dokumente gesondert zu prüfen.
Die Hauptanforderung, an der sich die Mitglieder der Kommission orientieren sollten, ist nicht nur der Wert der Informationen in den gespeicherten Unterlagen, sondern auch der Schaden, den die Organisation erleiden kann, wenn sie verloren gehen.
Daher ist es erforderlich, die Haltbarkeit für die folgenden Finanz- und Buchhaltungsdokumente zu verlängern: alle Verträge und Schätzungen für jene Werke, die den Wert sowohl des Unternehmens selbst als auch seiner einzelnen Komponenten theoretisch steigern können; alle Papiere und elektronischen Medien im Zusammenhang mit wettbewerbsfähiger Beschaffung; alle Unterlagen, die im Streitfall auf die eine oder andere Weise erforderlich sein können (auch theoretisch möglich).
Hinweise für Einzelunternehmer
Da es eine Vielzahl von Anforderungen gibt und ihre Auslegung in verschiedenen Rechtsakten und Gerichtsentscheidungen auffällig unterschiedlich ist, wird der Prozess der Aufbewahrung von Papieren für Privatunternehmer besonders schwierig, da ein einzelner Unternehmer häufig keine juristische Ausbildung besitzt oder speziell angeheuerte Spezialisten zur Lösung solcher Probleme hat. In diesem Fall ist es erforderlich, sich im Falle von Streitigkeiten an Anwaltskanzleien zu wenden, wenn diese auf Rechnungslegungsunterlagen beruhen, deren Bedingungen und Verfahren in den Rechtsvorschriften nicht eindeutig festgelegt sind.
Bitte beachten Sie: Je kompetenter und vollständiger der Archivierungsprozess ist, desto weniger Probleme treten in Zukunft auf.
Anforderungen an die Organisation der Archivierung im Unternehmen
Also überprüften wir die grundlegenden Informationen zum Zeitpunkt. Aber wie organisiert man die Aufbewahrung von Dokumenten der Organisation? Welche Methoden stehen zur Verfügung?
Erstens können Sie Ihr eigenes Archiv erstellen. Bei Einzelunternehmern und Kleinunternehmen wird der Geschäftsführer des Unternehmens oder ein speziell angeheuerter Mitarbeiter häufig zum Archivar. Das Archiv selbst wird entweder zu einem eigenen Raum oder sogar zu einem großen Safe.
In den letzten Jahren hat die Beschäftigung mit speziellen Unternehmen, die sich auf die Erstellung und Speicherung von Archiven spezialisiert haben, jedoch erheblich zugenommen. Sie können dabei helfen, vorhandene Lagereinrichtungen zu organisieren und neue von Grund auf neu zu erstellen. Bei Unternehmen, für die es besonders wichtig ist, besonders wertvolle Dokumente vollständig zu schützen, können diese Unternehmen ihre Lagerung in besonders geschützten und besonders geschützten Kartons organisieren.
Der Vorteil der ersten Methode ist Ihre vollständige Kontrolle über Ihre Dokumente, und die Billigkeit dieser Methode liegt auf der Hand. Zu den Nachteilen gehört die Verwundbarkeit des Archivs (nicht jeder hat die Möglichkeit, einen feuerfesten Raum einzurichten). Darüber hinaus verfügt nicht jeder über die entsprechende juristische Ausbildung für die ordnungsgemäße Organisation der Lagerung.
Zu den Vorteilen der zweiten Methode zählen die ideale Organisation der Lagerung sowie die volle rechtliche Bereitschaft des Agenturpersonals. Die negative Seite ist bei weitem nicht die vollständige Kontrolle über das Archiv der Unternehmensführung.
Daher haben wir die Haltbarkeit von Rechnungslegungsunterlagen geprüft, die in gesetzlichen Standards vorgesehen sind, sowie die Anforderungen, die in diesem Fall für die wichtigsten Rechtsformen gelten.
