Office Manager functiebeschrijvingen: voorbeeld

De officemanager oefent de volledige controle, ontvangst en telling van de volledige hoeveelheid documentatie uit, evenals persoonlijke verklaringen gericht aan de directeur van het bedrijf. Na controle en telling van alle exemplaren moet deze werknemer ze ter ondertekening meenemen.

Afdeling documentatie

1. Een zegel aanbrengen met het wapenschild op alle contracten en bestellingen.
2. Implementatie van werk met een verscheidenheid aan documentatie, die bestaat uit de voorbereiding, goedkeuring van het project. De officemanager moet niet alleen deelnemen aan het ontwerp en de voltooiing van de documentatie, maar ook de inhoud onder de aandacht brengen van zijn medewerkers, onduidelijke details ontcijferen en alle aspecten kunnen uitleggen waarover mensen mogelijk vragen hebben. Ook moet deze medewerker soms de prestaties en effectiviteit van verschillende innovaties bijhouden, indien vereist door het management.
3. Volledige registratie van alle binnenkomende correspondentie. Office manager werkt samen met brieven, berichten en meldingen. Hij is verplicht om de informatie volledig te accepteren en te registreren en vervolgens over te dragen aan de geadresseerde. Indien nodig voegt hij informatie toe aan de rapportagedocumentatie, verzamelt en bewaart deze in sommige gevallen en is ook verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid en veiligheid van alle ontvangen documentatie.

Aanvullende verantwoordelijkheden

1. Verzenden en garanderen van de ontvangst van documentatie via elektronische en postadressen, evenals de bestelling en het toezicht op koerierslevering.
2. Het bijwonen van vergaderingen met als doel het vastleggen of filmen van alle gebeurtenissen die bij hen plaatsvinden, evenals de registratie van de ontvangen gegevens op de best mogelijke manier, hun overdracht aan ambtenaren.
3. Uitgifte van een volmacht op bevel van ambtenaren om hen in staat te stellen bepaalde correspondentie te ontvangen of andere acties uit te voeren.
4. Het kopiëren en dupliceren van gedrukte documentatie, evenals het bewaken van de veiligheid en de juiste distributie van alle kopieën.
5. Voorbereiding van projecten en briefsjablonen, indien de opdracht van de algemeen directeur is ontvangen. De taken van de officemanager omvatten ook het opstellen en verzenden van verschillende aanvragen, indien nodig, en hebben een aanzienlijke invloed op de activiteiten van het bedrijf.
6. Kantoormateriaal drukken, evenals de vorming van de database, de distributie en uitbreiding van nieuwe subsecties.

Verantwoordelijkheden vergelijkbaar met secretaris

1. Voortdurend op de werkplek blijven om op tijd oproepen te ontvangen, alle ontvangen gegevens op te nemen of de oproep door te schakelen naar de telefoons van de werknemers voor wie het bedoeld is.
2. Opname van informatie die persoonlijk aan de Directeur-Generaal is gezonden, opname in zijn geheel, daaropvolgende opslag en verzending.
3. Voorbereiding van evenementen binnen het bedrijf namens de CEO. Dit is van toepassing op het informeren van werknemers en het organiseren van gebouwen, het kopen van de benodigde items voor een volwaardige vergadering of andere soortgelijke evenementen, die wordt bepaald door de functiebeschrijving van de verkoopmanager op kantoor.

Belangrijke en dringende opdrachten

1. Organisatorische activiteiten op projecten gewijd aan vergaderingen van klanten, gasten of bezoekers van het bedrijf.
2. Het boeken van tickets voor personeelsreizen, het boeken van hotelkamers, het volgen van het verloop van zakenreizen, tijdig reageren op meldingen van ongemakken in de weg of het ontstaan ​​van complicaties, het oplossen van problemen en, indien nodig, het melden van problemen aan andere werknemers of de CEO.

Inside Office-activiteiten

1. Tijdig bestellen van water voor de mogelijkheid van het gebruik door alle werknemers in elke hoeveelheid.
2. Elk kwartaal moet de volgorde van het kantoor uitvoeren. Om dit te doen, voert de officemanager een onderzoek uit onder werknemers en inspectie van taken om tekortkomingen in bepaalde dingen te identificeren, en vervolgens verzamelt hij alle details. Dit wordt geleverd door de functiebeschrijvingen van de officemanager.
3. Abonneren op zakelijke of wetenschappelijke publicaties die nodig zijn voor de ontwikkeling van het bedrijf of voor specifieke werknemers die correspondentie op de werkplek wensen te ontvangen.
4. Aanvaarding en uitvoering van aanvragen voor de betaling van facturen op huurruimten, evenals alle betalingsdocumenten met betrekking tot de betaling van energierekeningen, die wordt bepaald door de functiebeschrijving van de officemanager met accountant functies.
5. De organisatie van beveiligingsmaatregelen met betrekking tot zowel het werk van werknemers als aanverwante apparatuur in productie, het toezicht op hun naleving.

Office manager houdt toezicht op het werk van sommige werknemers

De taken van de officemanager omvatten het bewaken van de activiteiten van dergelijke werknemers:

1. De bestuurder. Bij de interactie met deze medewerker moet de officemanager alle applicaties accepteren en bijhouden die bepalen of de machine moet worden gebruikt, en moet hij een schema en snelheid van bezorgservice opstellen.
2. Koeriers.
3. De schoonmaaksters.

Verantwoordelijkheden van een officemanager als lid van een werkteam

1. Om te goeder trouw de taken voor hem te vervullen, niet om af te wijken van de interne routine van het team, het arbeidsrecht en morele en ethische principes. Dit wordt bepaald door de functiebeschrijvingen van de officemanager.
2. Let op arbeidsdiscipline en alle vereisten die zijn opgesteld en geuit door het management van het bedrijf.
3. Tijdig en rigoureus voldoen aan alle binnenkomende orders van de administratie en het hoofd, die constant een lijst van zijn taken en de noodzakelijke acties voor elke dag opstelt en naar de officemanager brengt, die wordt voorzien door de functiebeschrijving van de officemanager verkoopafdeling.
4. Gebruik alle tijd die u voor werk nodig heeft voor gewetensvol werk, zonder af te wijken van hun eigen taken.
5. Voer alle taken op tijd en met de juiste kwaliteit uit. Vaak is de officemanager, naast het uitvoeren van arbeidsactiviteiten, ook verplicht om rapportagedocumenten op te stellen, daarom is het altijd noodzakelijk om voltooide taken bij te houden en op te schrijven op de voorgeschreven manier, die wordt voorgeschreven door de functiebeschrijving van de officemanager met de personeelsfuncties.

Belangrijke verantwoordelijkheden

1. Bezig met schoonmaken om hun eigen werkplek schoon en netjes te houden. Ook bewaakt de officemanager de tijdige schoonmaak van kantoorruimte. Hij wordt gedwongen om de naleving van de procedure voor het opslaan van rapportage en ontwerpdocumentatie te controleren, indien nodig, alle materialen zelf te systematiseren. Dit wordt bepaald door de functiebeschrijvingen van de officemanager.
2. Pas de geleverde kantoorapparatuur, computers en andere apparaten zorgvuldig en efficiënt toe. hun werk uitsluitend richten op de doelen van het bedrijf, geen persoonlijke zaken uitvoeren door apparatuur die door het bedrijf wordt geleverd. Schrijft dit voor Functiebeschrijving secretaris officemanager.
3. Het is economisch en voordelig om de verstrekte materialen en andere middelen uit te geven, om ze alleen voor het bedrijf te gebruiken en om hoge resultaten te behalen met hun eigen werk en het werk van andere werknemers van de onderneming. De functiebeschrijving van de officemanager, waarvan een steekproef alle vereisten voor het werk van deze werknemer toont, bevestigt dat hij niet alleen moet werken, maar ook maximaal profijt voor het bedrijf moet hebben.
4. Observeer en volg de implementatie van normen en voorschriften op het gebied van arbeidsbescherming en zorg voor veiligheid op de werkplek voor elke werknemer, die wordt bepaald door de functiebeschrijving van de officemanager met de functies van een secretaresse.
5. Niet gebruiken voor de implementatie van journalistieke of wetenschappelijke publicaties, toespraken, informatie verkregen op grond van officiële positie, of het bekijken van documenten die eigendom zijn van het bedrijf. Het is verboden om informatie te gebruiken waarvan de openbaarmaking materiële schade aan het bedrijf of zijn reputatie kan veroorzaken. Dit wordt geleverd door de functiebeschrijvingen van de officemanager.

rechten

1. Informatie ontvangen, evenals vertrouwelijke gegevens voor de nodige acties in het kader van de officiële autoriteit en onder leiding van de autoriteiten.
2. Van verschillende medewerkers eisen dat documenten die met fouten zijn opgesteld, zijn voltooid of gewijzigd, bevatten onjuiste informatie.
3. Om controle en bevestiging van documenten uit te voeren binnen het kader van hun eigen competentie en de bevoegdheden aangewezen door de managers.
4. Om aan de autoriteiten eisen te stellen voor het verbeteren van de voorwaarden voor zelfstandig werk, evenals de arbeidsactiviteit van andere werknemers. De officemanager kan niet alleen suggesties doen over de activiteiten van een bepaalde medewerker of afdeling, maar ook over het werk van het hele bedrijf.
5. Vereisen dat passende voorwaarden worden geboden om de veiligheid van alle documenten te waarborgen en de mogelijkheid om de vertrouwelijkheid van informatie en ondernomen acties te waarborgen als deze voor concurrenten moeten worden verborgen.
6. Neem beslissingen over de activiteiten van bepaalde mensen in het bedrijf binnen hun eigen competenties en referenties.
7. Verdeel financiële of baanprikkels, en leg sancties op aan die werknemers die rapporteren aan de officemanager. Voor de uitvoering van deze acties is voorafgaande toestemming van de CEO vereist.

De officemanager is verplicht om zijn taken duidelijk en correct te vervullen, om activiteiten ten behoeve van het bedrijf uit te voeren. Hij doet al het werk om de activiteiten van andere werknemers te systematiseren en te vereenvoudigen, evenals om de directeur-generaal of zijn plaatsvervangende successen of fouten in het werk van andere werknemers over te brengen.