Persoonlijke effectiviteit is het belangrijkste geheim van succes in alle zaken, en het hangt onder meer af van het vermogen om tijdmiddelen correct toe te wijzen. Tijdmanagement leent zich voor wetenschappelijk onderzoek en planning. Er zijn speciale technieken waarmee je de tijd correct kunt verdelen zodat het voor alles voldoende is.
Time management concept
Een persoon bij de geboorte ontvangt een unieke, onvervangbare hulpbron - tijd. Hoe hij erover beschikt, hangt vaak af van het succes van een persoon in het bedrijfsleven, zijn effectiviteit. Tijdbeheer of tijdbeheer is een meerfasenproces dat vaardigheden omvat in planning, analyse en organisatie van processen.
Het idee van timemanagement is helemaal niet nieuw, zelfs in de eerste jaren van onze jaartelling schreef de Romeinse filosoof Seneca dat tijd een speciale houding vereist, en formuleerde de eerste regels voor timemanagement: je moet een tijdlogboek bijhouden, je moet evalueren hoeveel tijd is besteed en hoe De tijdsperiode was verzadigd met gebeurtenissen. Later dachten filosofen meer dan eens na over hoe ze de vloeiende tijd konden behouden, stelden ze theorieën op en bedachten ze methoden voor haar economie en rationele uitgaven.
Maar wetenschappelijk management aanpak deze bron verschijnt pas aan het begin van de 19e en 20e eeuw. Frederick Taylor, een Amerikaanse ingenieur, stelde het concept van personeelstijdbeheer voor en associeerde dit proces met motivatie en het stellen van doelen. Aan het begin van de 20e eeuw creëerden Russische wetenschappers een heel veld genaamd de 'wetenschappelijke organisatie van arbeid' en legden ze een serieuze basis voor de moderne theorie van tijdmanagement. De term 'timemanagement' komt alleen voor in de jaren 70 van de 20e eeuw en tegen het begin van de 21e eeuw is deze industrie een van de belangrijkste en goed ontwikkelde onderdelen van het management geworden.
Soorten tijd
Om iets te beheren, moet u de essentie van het object begrijpen. Tijd is een specifiek object van beheer, om het correct te besteden, is het de moeite waard om het in soorten te verdelen. De eerste classificatie is gebaseerd op de concepten werk en vrije tijd, in welk geval de tijd wordt verdeeld in werk en vrije tijd, of vrij. Door de seizoenen te beheren, kunt u soorten, zoals seizoensgebonden tijd, onderscheiden in hoog- en laagseizoen.
U kunt ook een tijdelijke bron classificeren, afhankelijk van de activiteit waaraan deze is toegewezen, waarna werk-, persoonlijke en sociale tijd worden toegewezen. Een werknemer wordt besteed aan de uitvoering van officiële taken, planning, persoonlijke vrijetijdsbesteding, onderwijs, amusement en het publiek wordt besteed aan familie, vrienden, het opzetten van verschillende communicatiemiddelen. Als het gaat om planning, wordt meestal rekening gehouden met werktijd, hoewel het natuurlijk noodzakelijk is om de verworven vaardigheden van economische tijdsbesteding op al zijn typen toe te passen.
Functies voor tijdbeheer
Elk management vervult de hoofdfunctie - dit is het rationele gebruik van middelen. De functies van timemanagement zijn de planning, distributie en uitgaven van deze niet-hernieuwbare hulpbron. Tijdbeheer is noodzakelijk om de beschikbare tijdreserve zo efficiënt mogelijk te gebruiken, wat direct de productiviteit van een persoon of werknemer beïnvloedt. De belangrijkste functies van tijdbeheer zijn de planning van tijdgebruik, de organisatie van processen voor het gebruik van tijd, het controleren van de naleving van de principes en het vaststellen van de bestede tijd.
Voordelen van Time Management
Time management geeft een aantal positieve resultaten.Om bij elke activiteit succes te behalen, moet je leren hoe je je tijd goed kunt besteden. Een persoon die de technologie van time management beheerst, ontvangt de volgende voordelen:
- sneller en vaker zijn doelen bereikt;
- hij schept de omstandigheden van zijn leven en kan deze beheersen;
- in staat om elk doel en succes in elke activiteit te bereiken;
- minder nerveuze ervaringen, omdat er in zijn leven geen plaats is voor ijdelheid en haast;
- heeft voldoende tijd voor zelfstudie en spirituele ontwikkeling;
- heeft een actieplan voor elke dag, wordt meer gedisciplineerd en verzameld;
- rust meer en voelt zich daarom vrolijk en gezond, heeft meer mogelijkheden om te communiceren met vrienden en familie, voor hobbylessen;
- productiever in werk;
- uiteindelijk is een persoon zelfverzekerder en gelukkiger.
Time Management processtructuur
Het tijdmanagementsysteem omvat verschillende basisprocessen:
- analyse - om ergens naartoe te gaan, moet je weten wat je wilt en welke middelen je hebt;
- strategische planning;
- verklaring van doelen;
- tactische en operationele planning;
- doel bereiken;
- controle over de besteding van middelen en het behalen van doelen.
Er zijn andere benaderingen om de structuur van timemanagement te bepalen, het onderscheidt 4 gebieden van de vorming van kennis, vaardigheden en gewoonten, deze omvatten:
- doelen stellen, technieken voor het stellen van doelen beheersen;
- vermogen om prioriteiten te stellen;
- de mogelijkheid om planningstools en hun competente toepassing te gebruiken;
- ontwikkeling, consolidatie en toepassing van vaardigheden voor rationeel gebruik van tijd.
Soorten tijdbeheer
Zoals elk management kan het hoofdtijdbeheer worden onderverdeeld in strategische en operationele planning. Het kan ook worden onderverdeeld in soorten beheer van deze bron in de tijd: op lange en op korte termijn, wat in feite de eerste classificatie dupliceert.
Strategische planning wordt geassocieerd met het behalen van wereldwijde langetermijndoelen, terwijl de tijd wordt toegewezen aan een jaar of langer. Het wordt geassocieerd met voorspelling, gebaseerd op een diepgaande analyse van de situatie.
Huidig tijdmanagement wordt geassocieerd met het behalen van doelen op korte termijn: van een maand tot zes maanden. Het is ingebed in het strategisch plan, maar bestrijkt alleen het onmiddellijke deel ervan.
De operationele toewijzing van tijd hangt samen met het opstellen van plannen voor de week en de dag. Tactische brontoewijzing wordt geassocieerd met een reële, huidige situatie waarin omstandigheden een correctie kunnen aanbrengen.
Algemene principes van timemanagement
Tijdbeheerprocessen zijn gebaseerd op de belangrijkste principes, deze omvatten:
- Juiste doelen stellen. De bereikbaarheid en motivatie om dit te bereiken hangen hiervan af. Er zijn verschillende technieken voor het stellen van doelen, de meest bekende en effectieve is het SMART-model.
- Motivatie. Tijdwinst moet bewust zijn en gepaard gaan met de bevrediging van enkele belangrijke behoeften, anders zou succes van tijdmanagement niet te verwachten zijn.
- Besparingen. Tijdbeheer is noodzakelijk om het tijdgebrek te verwijderen of te verminderen, om de productiviteit voor dezelfde tijdsperioden te verhogen.
Methoden voor tijdbeheer
Tegenwoordig zijn verschillende strategieën en technieken voor de verdeling en het gebruik van tijd bekend. De meest bekende methoden voor tijdbeheer zijn als volgt:
- De Eisenhower Matrix. Deze methode bestaat uit het invullen van een matrix volgens 4 kenmerken: belangrijk, onbelangrijk, urgent, niet-urgent. Alle gevallen voor de planningsperiode worden op deze schaal geëvalueerd en gerangschikt voor implementatie. Allereerst worden urgente en belangrijke zaken uitgevoerd, minder urgente en belangrijke zaken worden uitgesteld tot de tweede beurt, het belangrijkste is om de uitvoering niet uit te stellen zodat ze niet in de eerste categorie terechtkomen.Dringende en minder belangrijke gevallen moeten waar mogelijk worden overgedragen aan ondergeschikten, niet-urgente en onbelangrijke zaken mogen zich niet ophopen, daarom moeten ze worden gedelegeerd of helemaal niet worden uitgevoerd en van plannen worden uitgesloten.
- Piramide van B. Franklin. Dit solide model vereist voor het eerst een grondige voorbereiding en is vervolgens gemakkelijk te gebruiken. De piramide is gebaseerd op wereldwijde doelen en het leven menselijke waarden. Het tweede niveau zijn langetermijndoelen voor 10-20 jaar. De derde is een strategisch plan, beslissingen over hoe wereldwijde doelen te bereiken. Het volgende is het plan voor het komende jaar en vervolgens het kortetermijnplan. Boven is een plan voor de dag. Een dergelijke piramide moet periodiek worden herzien en bijgewerkt.
Er zijn andere technieken voor tijdmanagement, maar ze zijn allemaal gebaseerd op het vermogen om het belangrijke van het onbelangrijke te scheiden, de vaardigheden om juiste en haalbare doelen te stellen en de motivatie om tijd te besparen.
Werktijdbeheer: basistechnieken en regels
De rationele verdeling van de arbeidstijd is de belangrijkste taak voor mensen die hun efficiëntie willen vergroten. Methoden van timemanagement, management gericht op het elimineren van het tekort aan werktijd. Daarom is het uiterst belangrijk om een werkdag te plannen op basis van de volgende principes:
- het is noodzakelijk om de mogelijkheid te bieden om de tijd te registreren die aan verschillende operaties is besteed;
- tijdens de voorbereiding van het plan moet 60% van de tijd worden besteed aan gepland werk, 20% aan onvoorziene zaken, 20% aan spontane taken;
- het is noodzakelijk om "time sink" te identificeren en deze zoveel mogelijk te elimineren;
- werktaken moeten rangschikken op urgentie en belangrijkheid;
- tijdplanning moet systematisch, consistent, gerechtvaardigd zijn.
Om tijd in een organisatie te beheren, wordt vaak de ABC-methode gebruikt, waarmee u bedrijfsmiddelen kunt rangschikken op belangrijkheid. Het is gebaseerd op drie principes:
- de belangrijkste dingen worden gedaan door de leider, hij besteedt 15% van zijn tijd aan hen;
- taken van middelmatig belang worden gedelegeerd aan managers, ze krijgen 20% van de werktijd toegewezen;
- minder belangrijke taken worden gedelegeerd aan artiesten die 65% van hun tijd doorbrengen.
Organisatie tijdsbeheer
Tijdbeheer in een bedrijf is een manier om tot 30% van de werktijd van een specialist te besparen. Daarom moet hier voldoende aandacht aan worden besteed. Tijdmanagement in de organisatie valt op de schouders van managers die operationele en middellange termijn werkplannen voor uitvoerende kunstenaars opstellen. Tegenwoordig zijn er veel computerprogramma's waarmee u de werkuren van werknemers kunt plannen en de uitvoering van taken en de bestede tijd kunt volgen. Bijvoorbeeld Toggl, Bitrix "Team" en "Project". Er zijn drie hoofdstrategieën voor tijdsbeheer van organisaties:
- Acceleratie. Het is noodzakelijk om de tijd die wordt besteed aan het uitvoeren van typische, vooral repetitieve handelingen, te minimaliseren.
- De accumulatie. Het is noodzakelijk om in elke productiefase reserves en prioriteiten te identificeren om een tijdreserve te vormen voor het uitvoeren van onvoorziene taken.
- Bestellen. Het is noodzakelijk om effectieve systemen te implementeren voor planning en controle van tijdsbesteding.
Gratis tijdbeheer
Elke persoon heeft altijd een gebrek aan vrije tijd en hij moet net zo zorgvuldig worden gepland als een werknemer. Om dit te doen, moet je leren hoe je werk strikt kunt scheiden van vrije tijd, zodat er tijd is om de werkcapaciteit te herstellen. Tijdens de vakantie moet u zich beperken tot oproepen en berichten op het werk om volledig te ontspannen. Huishoudelijk werk moet worden geleerd om zich te organiseren met maximale tijdwinst. Het is noodzakelijk om de vaardigheid te ontwikkelen om de belangrijkste taken te identificeren, zodat er niet alleen voldoende tijd is voor ontspanning, maar ook voor zelfontwikkeling. Je moet ook leren om de kleine routine, nutteloze dingen te verlaten en maximale tijd over te laten om prioritaire doelen te bereiken.
