Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami: konto, funkcje

Należności (DZ) to jeden z bardziej płynnych aktywów firmy. Kwota ta może jednak powodować brak finansowania, zwłaszcza bez korelacji ze zobowiązaniami i bez skutecznego zarządzania tego rodzaju długami.

W tym artykule omówiono pojęcia należności i zobowiązań spółki, niebezpieczeństwa związane z istnieniem aktywów i zobowiązań dłużnych, a także niektóre metody zmniejszania tego ryzyka.

Praca przedstawia także rachunki wierzytelności firmy.

Informacje ogólne

Stan należności i zobowiązań spółki, ich wielkość mają istotny wpływ na sytuację finansową organizacji. Zdolność do pokrycia zobowiązań i zmniejszenia kwoty należności, innymi słowy, właściwe zarządzanie tymi pozycjami, zapewnia stabilność finansową spółki. Jeżeli wierzytelność znacznie przewyższa zobowiązania, będzie to miało negatywny wpływ na sytuację finansową organizacji i może doprowadzić do jej bankructwa, ponieważ przekierowanie środków z obrotu w znacznych ilościach nie pozwoli na terminową spłatę zadłużenia wobec wierzycieli samej spółki.

Jeżeli zobowiązania przekroczą należną kwotę, sytuacja ta może doprowadzić do niewypłacalności organizacji.

Wielkość i okres obrotu długiem mają znaczący wpływ na sytuację finansową, dlatego konieczne jest ich prawidłowe rozliczenie i zarządzanie nimi. Szczególną uwagę należy zwrócić na trudności związane z rozliczaniem należności i zobowiązań w każdej firmie, ponieważ do generowania wiarygodnych i kompleksowych informacji o stanie rozliczeń z kontrahentami wymagany jest nowoczesny system rachunkowości.

Pojęcie należności

Należności to zadłużenie organizacji zewnętrznych i pracowników wobec samej firmy. Należności od nabywców pojawiają się, gdy przyznano im odroczenie (w tym przypadku dotyczą one kredytu komercyjnego), a także wtedy, gdy klient nie wypełnia swoich zobowiązań wynikających z umowy o płatności za zakupione produkty, roboty i usługi.

Zaliczka na rzecz sprzedawców produktów, robót i usług jest również uwzględniona w należności. Przykładami takich należności są kaucje czynszowe lub kwoty płacone za roczną subskrypcję mediów drukowanych.

Należności obejmują nadpłaty podatków, opłat i płatności do funduszy pozabudżetowych, a także różne zadłużenie pracowników organizacji, na przykład:

• kwoty otrzymane przez pracowników w ramach raportu;
• nadpłata wynagrodzenia;
• zadłużenie z tytułu pożyczek zakupionych od spółki;
• dług na pokrycie braków i szkód materialnych.

W zależności od okoliczności przydzielane są następujące rodzaje długów:

• płatność za usługi i produkty, dla których jeszcze nie nadszedł czas;
• zadłużenie z tytułu płatności za dostawę produktów lub robót, jeżeli warunki ich przekazania wygasły w drodze umowy;
• płatności za rachunki;
• według obliczeń z budżetami wszystkich poziomów;
• wynagrodzenie pracowników firmy.

Należności do rachunkowości

W bilansie należności odzwierciedlone są w wierszu 1230 drugiej sekcji.

Należności z tytułu rachunkowości syntetycznej i analitycznej są następujące: 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76.

Wszystkie z nich są aktywno-pasywne, co oznacza możliwość zarówno salda debetowego, jak i kredytowego.

Korzystanie z należności znajduje odzwierciedlenie poniżej.

Tabela pokazuje główne przykłady transakcji dotyczących należności księgowych.

Należności i zobowiązania jako źródła ryzyka

Można wyróżnić następujące ryzyka związane z należnościami i płatnościami:

• ryzyko finansowe (niewypłacalność dłużników);
• ryzyko wypłacalności (możliwość upadku wierzycieli);
• ryzyko operacyjne (straty wynikające z braków w systemach kontroli i zarządzania).

Jakie działania musi podjąć firma, aby zmniejszyć wpływ ryzyka na bieżącą działalność?

Prace mające na celu zapobieganie pojawianiu się zaległych i nieściągalnych długów klientów (ryzyko finansowe) rozpoczynają się od oceny zaufania odwiedzających przed zawarciem umowy. Do tej oceny nie wystarczy kompleksowo zbadać sprawozdania finansowe klienta. Ważne jest, aby mieć dane dotyczące udziału potencjalnego nabywcy w sporach sądowych, sporach podatkowych, kontrolować możliwości kadry kierowniczej, która podpisuje dokumenty legislacyjne, i przeprowadzać inne niezbędne kontrole.

Oczywiście najbardziej niezawodnym sposobem zapobiegania windykacji należności od klientów jest praca na podstawie przedpłaty, ale w warunkach rynkowych konieczne jest poszukiwanie kompromisowych opcji płatności, w tym zapewnienie odroczenia płatności.

Prace nad prognozowaniem przepływów pieniężnych w zależności od opóźnienia i otrzymania płatności mogą znacznie zmniejszyć ryzyko utraty wypłacalności.

Zmniejszenie ryzyka operacyjnego uzyskuje się dzięki stworzeniu przejrzystego systemu rachunkowości dla należności i zobowiązań spółki. Jednym z elementów zarządzania wierzytelnościami jest ubezpieczenie.

Ubezpieczenie należności

Jak to działa Organizacja zawiera umowę z firmą ubezpieczeniową, która określa podstawowe warunki ubezpieczenia, a także listę odszkodowań, procedurę oceny sytuacji pieniężnej dłużników i tak dalej.

Na przykład w umowie można ustalić, że zdarzeniem ubezpieczeniowym jest niewywiązanie się przez kupującego ze swoich zobowiązań w czasie w nim wskazanym.

Firma ubezpieczeniowa i ubezpieczający określają listę i kwotę należności do ubezpieczenia. Organizacja nie ubezpiecza należności jako całości, ale starannie ocenia ryzyko braku płatności w kontekście każdego ubezpieczonego klienta.

Co dzieje się w wyniku opcji ubezpieczenia? Firma wypłaca klientowi kwotę ubezpieczenia należności z pewnym dyskontem, to znaczy część należnej kwoty zostaje obciążona kosztami firmy. Po czym prawo do dochodzenia długu przechodzi na samo ubezpieczenie.

Pomimo faktu, że ubezpieczenie należności jest dość niezawodnym narzędziem zmniejszania ryzyka finansowego, firma musi porównać przyszłe koszty i implikowane korzyści z tego rodzaju ubezpieczenia.

Odpis wierzytelności

Odpisanie wierzytelności jest operacją często przeprowadzaną przez księgowych. Nie możesz odpisać wszystkich długów firmy, ale tylko tych, które odpowiadają charakterystyce długu, którego zwrot jest nierealny. Pojęcie nieściągalnego długu podano w ust. 2 art. 266 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Obejmuje to zaległe długi, a także niewypłacalność likwidowanej spółki.

Zastanów się, które konta do odpisywania należności są używane w rachunkowości.

Procedura odpisywania wierzytelności w księgowości spółki zależy od obecności specjalnie utworzonej rezerwy.

Jeśli tak, rejestrowany jest: Dt 63 - Kt 62 (76 lub inne należności z tego tytułu) - odpis wierzytelności z rezerwy.

Możliwa jest sytuacja przekroczenia zadłużenia nad utworzoną rezerwą.

W tej sytuacji napisz: Dt 91,2 - Kt 62 (lub inne konto do rozliczenia należności).

Odpis DB z funduszy rezerwowych to sytuacja, która wymaga starannego monitorowania przez długi czas.

Dług umorzony w ciągu 5 lat musi zostać w całości zaksięgowany na rachunku debetowym 007. I dopiero po tym okresie odpisuje się na zawsze.

W przypadku braku utworzenia rezerwy dokonywane są następujące transakcje:

• Dt 91,2 - Kt 62 (lub inne rachunki naleności do celów księgowych) - niezrealizowane wierzytelności zostały odpisane w koszty;
• Dt 007 - umorzenie długu jest rejestrowane w bilansie.

Po umorzeniu należności dokumentacja tych operacji powinna być przechowywana przez 5 lat. W tym samym okresie monitorowana jest sytuacja finansowa dłużnika. Na rachunku 007 rachunkowość analityczna prowadzona jest w kontekście każdego kontrahenta.

Proces odpisywania wierzytelności z kont księgowych jest prosty, ale prawnie regulowany. W przypadku naruszenia możliwe są wnioski organów podatkowych i roszczenia, które są obciążone grzywną z powodu błędów rachunkowych. Dlatego przed umorzeniem należności należy upewnić się, że inwentaryzacja została przeprowadzona i wydano odpowiednie zamówienie.

Pojęcie zobowiązań

Tak nazywa się dług wobec partnerów zewnętrznych, budżetu i funduszy pozabudżetowych, a także pracowników firmy. Wierzyciel pojawia się, jeśli firma otrzymała towary, zaksięgowała je na rachunku, ale nie wypełniła obowiązku zapłaty. Dług wobec wierzycieli jest bieżącą i przeterminowaną kwotą zależną od prawa do odroczonej płatności i terminu spłaty zadłużenia.

Na przykład wynagrodzenie jest rejestrowane w księgowości ostatniego dnia miesiąca i wypłacane na początku następnego. Pod koniec miesiąca zobowiązania wobec personelu firmy z tytułu wypłaty wynagrodzeń będą aktualne. W przypadku niespłacenia wynagrodzenia w terminie, kwota długu zostanie uznana za zaległą. Pożyczkodawca jest w pewnym stopniu przydatny dla firm, ponieważ otrzymują one na czasowe wykorzystanie funduszy należących do innych organizacji. Rozliczenia między wierzycielami a sprzedawcami i kontrahentami odbywają się na podstawie faktów:

• dokumenty rozliczeniowe dla przyjętych obiektów magazynowych;
• przyjmowanie towarów i materiałów od dostawców;
• identyfikacja nadwyżki.

Należności są odzwierciedlane na rachunkach jako aktywa obrotowe, ponieważ są przekazywane do organizacji w jednym cyklu. Jeżeli spłata wierzytelności jest spodziewana później niż po 12 miesiącach, fakt ten należy odnotować w notach wyjaśniających na rachunku.

Konto do zapłaty

W zależności od terminu wymagalności pożyczki dzielą się na długoterminowe (ponad rok) i krótkoterminowe (mniej niż rok). Zgodnie z tą systematyzacją są one odzwierciedlone w bilansie.

Pożyczkodawca w tym ostatnim przypadku reprezentuje albo zobowiązanie długoterminowe, które znajduje odzwierciedlenie w sekcji IV, albo krótkoterminowe, wskazane w linii V sekcji 520.

Informacje o bieżącym zadłużeniu spółki w formie wierzyciela znajdują odzwierciedlenie na następujących rachunkach:

• 62 (przed klientami);
• 60 (przed dostawcami);
• 71 (osobom odpowiedzialnym);
• 75 (dla założycieli);
• 70 (przed personelem).

Te konta są aktywne-pasywne. Mogą mieć saldo debetowe i kredytowe.

Stosunek należności do zobowiązań

Należności i zobowiązania są niezbędnymi wskaźnikami sprawozdania finansowego spółki, które należy dekodować w notach objaśniających do sprawozdań księgowych.

Interpretacja tych pozycji bilansu jest szczególnie interesująca dla użytkowników sprawozdających, ponieważ te aktywa i pasywa mogą być źródłem ryzyka.

Zależność między tymi kategoriami jest podstawowym przedmiotem badania kondycji finansowej firmy. Wymagane jest staranne sprawdzenie należności i zobowiązań.

Jeżeli pożyczkodawca przewyższa należność, może to oznaczać, że firmie brakuje kapitału obrotowego, a także że posiada wymaganą liczbę innych zasobów, takich jak gotówka.

Odroczenie płatności na rzecz klientów musi być mniejsze lub równe odroczeniu płatności na rzecz sprzedających firmy. W innym wariancie organizacja doświadczy drastycznego niedoboru środków potrzebnych do rozliczeń z wierzycielami, a jednocześnie pojawią się dodatkowe wydatki związane z tą sytuacją na zapłatę grzywien i kar.

Wniosek

W celu zapewnienia przetrwania firmy i jej konkurencyjności dla własnych klientów, w tym zapewnienia im odroczonej płatności, przedsiębiorstwo musi znaleźć źródło alokacji zasobów finansowych własnych wydatków na okres odroczenia. Należności i zobowiązania organizacji odzwierciedlają dane o kwotach, które firma jest winna i które sama jest winna.

Pożyczkodawca jest jednym z tych źródeł alokacji środków na bieżącą pracę firmy. Właściwe i skuteczne zarządzanie oraz księgowanie należności i zobowiązań jest kluczem do sukcesu w biznesie.

Należności księgowe mogą być aktywno-pasywne i mieć saldo debetowe i kredytowe.